Drop us a line...

Verstuur bericht

Administratie

Wat staat er in een loonvorderingsbrief?

Weigert je werkgever om je loon uit te betalen? Dat is een hele vervelende situatie. Natuurlijk wil je er alles aan doen om je loon alsnog te krijgen. Check altijd eerst goed of je nog recht hebt op loon en of je het loon echt nog niet op je rekening hebt ontvangen. Hierna kun je stappen gaan ondernemen. Vraag eerst bij je werkgever na wat er aan de hand is. Dit kan ook via e-mail of via de telefoon. Reageert je werkgever niet? Of weigert hij of zij simpelweg je loon alsnog te betalen? Dan is het tijd om een loonvorderingsbrief te versturen. Natuurlijk wil je dat deze brief alle belangrijke punten bevat en dat het duidelijk is wat je precies vordert. Een goede loonvorderingsbrief is belangrijk bij het vorderen van achterstallig loon, omdat je zo laat zien dat je het serieus meent en dat je professioneel met de situatie omgaat. Daarom geven we je in deze blog een aantal tips wat er allemaal in een loonvorderingsbrief moet staan.

Gegevens over je functie

Ten eerste is het belangrijk om voldoende informatie te geven over je functie. Vermeld de datum van je indiensttreding, de titel van je functie en het aantal uren dat je werkzaam bent bij de organisatie. Dit geeft een volledig beeld van je functie.

De periode waarin je geen loon hebt ontvangen

Vervolgens is het vanzelfsprekend erg belangrijk dat je vermeld over welke periode je geen loon hebt ontvangen. Vermeld het aantal weken of maanden of een andere specifieke periode waarover je geen loon hebt ontvangen. Vertel ook wanneer het loon eigenlijk betaald had moeten zijn. En hebben jullie er al over gesproken? Vermeld dit dan ook, met de datum waarop jullie hierover hebben gesproken. Zo schets je een compleet beeld van de situatie.

Verzoek om betaling en wettelijke verhoging

Natuurlijk draait het om het verzoek om betaling van het salaris. Vermeld dus duidelijk dat je het gehele salaris alsnog betaald wil hebben. Stel hierbij een termijn, bijvoorbeeld van 7 dagen. Geef ook aan dat je recht hebt op een wettelijke verhoging als er niet binnen een redelijke termijn aan je verzoek wordt voldaan. 

Juridische stappen

Als het loon uiteindelijk nog steeds niet wordt betaald, onderneem je misschien wel juridische stappen. Achterstallig loon vorderen kan namelijk met behulp van juridische bijstand. De kosten hiervan zijn in veel gevallen op de werkgever te verhalen. Vermeld dus dat je juridische hulp zal inschakelen als de werkgever niet betaald, maar dat je uiteraard hoopt dat dit niet nodig zal zijn. Als je op zoek bent naar juridische bijstand om je te helpen bij het vorderen van achterstallig loon, kun je terecht bij RechtNet Advocaten. RechtNet Advocaten heeft gespecialiseerde advocaten in onder andere het arbeidsrecht, ondernemingsrecht en huurrecht, en heeft bovendien een incassobureau.

Netjes, duidelijk en concreet

Houd de toon in de hele brief netjes, maar wees wel duidelijk en concreet. Hierdoor voorkom je het ontstaan van misverstanden. Verstuur de brief aangetekend, zodat je er zeker van bent dat de brief verstuurd en aangekomen is.

De discipline credit management

Credit management is niet zomaar een onderdeel die je erbij doet. Zeker niet als je wilt dat het goed gebeurt. Credit management is veel groter en belangrijker dan dat de meeste ondernemingen denken. De meeste ondernemers weten dat het een onderdeel is van de financiële administratie.

Credit management is het proces van het snel en zo volledig mogelijk innen van de openstaande financiële kosten van je debiteuren. Credit management houdt niet alleen rekening met het innen van geld maar ook met andere onderdelen van de organisatie om alles zo soepel mogelijk te laten verlopen.  Naast het innen van geld heeft credit management nog meer taken, deze taken zijn:

  • Kredietrisico’ beoordelen van huidige/potentiële klanten,
  • Het laten uitbetalen van openstaande vorderingen,
  • Werkkapitaal van de organisatie optimaliseren

Dit is hoe het takenpakket er van een creditmanager er uit kan zien. Het is aan deze mensen om ervoor te zorgen dat de bovenstaande onderdeel zo goed mogelijk en zo snel mogelijk worden uitgevoerd. Dat alles om ervoor te zorgen dat het financieel gezien goed blijft gaan met de organisatie.

De mensen die werkzaam zijn in dit onderdeel van de financiële administratie zijn hier over het algemeen in opgeleid. Zo kan je een Credit management opleiding volgen of trainingen hierin volgens. Deze opleidingen en trainingen bereiden je voor op wat je in het bedrijfsleven tegen kan komen als het beroep uitoefent. Het verschil tussen de opleiding en trainingen ziet hem vooral in het stuk praktijkervaring opdoen, zo heb je bij de trainingen meer focus op het praktijk gedeelte en zal je vraagstukken uit het bedrijfsleven behandelen en bij de opleiding duik je meer de schoolboeken weer in.

Het is echter aan de persoon zelf wat je prettig vind. Ben je al een ervaren werknemer op het gebied van de financiële administratie dan kan een training meer dan genoeg voor jou betekenen. Of sta je aan het begin van je loopbaan carrière dan zou een opleiding tot credit management meer iets voor jou zijn. Het is maar net hoeveel ervaring je op het gebied al hebt en wat het prettigste voor jou werkt.

Hoe vind ik de juiste accountant?

Veel ondernemers komen er na een tijdje achter dat de boekhouding zeer veel tijd en energie kost. Naar verloop van tijd wordt dan ook besloten dat er een accountant ingeschakeld moet worden. Alleen hoe vind je nu de juiste accountant voor jouw organisatie?

De verantwoordelijkheid ligt altijd bij jezelf

Voordat je een accountant gaat inschakelen is het belangrijk dat je wel weet dat de verantwoordelijkheid van de boekhouding altijd bij jezelf ligt. Op het moment dat je dus een externe partij inschakelt blijf jij zelf altijd nog verantwoordelijk voor de administratie. Houd dus altijd goed bij wanneer je BTW moet betalen en wanneer de BTW aangifte is. Zoals benoemd is het je eigen verantwoordelijkheid de boekhouding in orde te hebben. De accountant die je dus inschakelt moet betrouwbaar zijn. Bij het niet nakomen van afspraken kom jij dus in de problemen en niet de accountant.

Wat wil je uitbesteden aan de accountant?

De verantwoordelijkheid voor het bijhouden van de boekhouding ligt dus bij jezelf. Het is dan ook mogelijk om zelf een gedeelte van de boekhouding op te pakken. Hierdoor heb je er dus zelf de controle over. Niet iedereen heeft daar tijd voor over of zin in, dus kijk goed welke werkzaamheden je wilt gaan uitbesteden en welke zelf opgepakt kunnen worden. Hoe minder je uitbesteed hoe minder geld je kwijt bent aan een accountant. Op het moment dat jij in diezelfde tijd wel meer geld kan verdienen als je bespaart bij het niet inschakelen van een accountant. Dan is het zeker verstandig om gewoon een accountant in te schakelen.

Waar ga ik mijn accountant zoeken?

Betrouwbaarheid en het nakomen van afspraken bij een accountant is natuurlijk zeer belangrijk. Alleen waar ga je die accountant nu precies vinden? Het is verstandig om eerst in je nabije omgeving na te vragen of ze ergens een goede accountant hebben. Daarnaast kun je ook op het internet wat research gaan doen. Er zijn ook accountants online te vinden, maar deze zijn voor een onderneming niet aan te raden. Het persoonlijke contact met een accountant is zeer belangrijk en daarom is het ook gemakkelijk dat deze uit de regio komt. Woon in je in of nabij roosendaal dan is het zeer verstandig om een accountant uit Roosendaal in te schakelen.

Wat je kan doen als klanten niet (kunnen) betalen

In iedere branche komt het wel voor mensen die niet willen betalen of mensen die niet kunnen betalen. Het onderscheid tussen de niet willers en niet kunners is groot. Bij beide partij zijn er verschillenden reden waarom de betaling niet gedaan wordt. Als ondernemer, instantie etc. is het lastig om erachter te komen wie onder welk geval valt. Hier volgen enkele manieren die kunnen zorgen dat er alsnog betaald wordt.

Contact met niet betaler

Het hebben van contact met niet betalers is niet alleen nodig om ze erop te wijzen dat ze bepaalde verplichtingen hebben die ze na moeten komen, maar ook dat er consequenties zijn als ze afspraken niet nakomen. Echter het hebben van contact op de verplichtingen/consequenties aan te geven is niet de enige reden om contact te hebben. Het contact is er ook om samen met de verschuldigde op zoek te gaan naar mogelijke oplossingen.

Redenen achterhalen

Zoals hierboven aangegeven is is het contact hebben met niet betalers van belang om erachter te komen wat de reden dat er niet betaald wordt. De reden weten waarom er niet betaald wordt is van belang om samen op zoek te kunnen gaan naar een passende oplossing. Door te helpen bij het zoeken naar een geschikte oplossing ben je er zekerder van dat er betaald zal gaan worden, echter hangt dit nog wel van de niet betaler af of hij/zij zal gaan betalen.

Niet betalers laten betalen

Niet betalers hebben vaak een extra motivatie nodig die hun wel stimuleert om op tijd te betalen. Die extra motivatie kan je creëren door voor de iedere klant een korting mogelijk te maken als ze vroegtijdig betalen, ook zou er gewerkt kunnen worden met boetes als er te laat betaald wordt. Zo stimuleer je niet alleen niet betalers om op tijd te betalen maar zo zullen ze ook eerder gaan betalen.

Er zijn ook manieren die over het algemeen helpen bij het eerder binnenkrijgen van verschuldigd geld. Zo zou er gewerkt moeten worden met elektronisch factureren. Elektronisch factureren zorgt ervoor dat klanten eerder zullen betalen omdat het sneller en gemakkelijker is om te doen.

Niet kunners laten betalen

In de meeste gevallen is het het bij niet kunners dat ze simpelweg geen geld hebben om te kunnen betalen. het is niet dat ze niet willen betalen maar dat ze het gewoon niet kunnen betalen. Een harde aanpak bij niet kunners zal ook niet helpen en zorgt voor alleen nog maar meer irritaties. De aanpak die gehanteerd moet worden bij niet kunners is het helpen met zoeken naar oplossingen. Zo kunnen ze weer op het goede pad terecht komen. Door hulp te bieden en regelingen te treffen met de klant zal er wel betaald kunnen worden zodat ze jou uiteindelijk ook zullen betalen.

Wat kun je allemaal met debiteurenbeheer

Wat kan het soms storend zijn. Klanten die soms te laat of niet hun factuur netjes betalen binnen de opgegeven termijn. Als zzp’er/zelfstandig ondernemer of bedrijf krijg je er vroeg of laat weleens mee te maken. Onbetaalde facturen, een maand waarin er beduidend meer wordt uitgegeven dan dat er in het laatje komt en onvoorziene tegenslagen. Dat alles zorgt voor een negatieve cashflow. De woorden zeggen misschien al genoeg op zich, maar het komt er op neer dat de onderneming in mindere, zo niet financieel gevaarlijke tijden verkeert. Wat te doen?

Een degelijk debiteurenbeheer kan uitkomst bieden. Hiermee krijg je al snel overzicht en orde op zaken. Een van de onderdelen van een debiteurenbeheer is bijvoorbeeld het bijhouden van de administratie. Dat is soms urenlang werk waar niet iedereen zo snel op zit te wachten, maar het moet wel gebeuren. Op deze manier kan je namelijk sneller inzicht krijgen welke klanten wel en welke klanten juist niet hebben betaald. Wanbetalers kun je zo sneller aan het jasje trekken.

Bij het beginnen van een zelfstandige onderneming, kom je al rap in aanmerking met de Kamer van Koophandel. Iets waar ieder bedrijf en zzp’er bij ingeschreven moet staan. Ook zij komen vaak genoeg met tips om het mogelijke ten onder gaan van je bedrijf tegen te gaan. Een van de tips die de KvK geeft, is het vooraf checken van de klanten. Niet op LinkedIn, maar op de zogeheten Handelsregister. Het is misschien wel handig om te weten of een bedrijf bijna failliet is of niet voordat je er zaken mee gaat doen.

Bovendien is het handig om vooraf afspraken te maken over de betalingstermijn. Het is raadzaam om te doen in een offerte, opdracht- of orderbevestiging of in de algemene voorwaarden die je als ondernemer altijd kan opstellen. Daarnaast begint het proces van facturen ook altijd bij de persoon zelf. Dus, hoe langer je wacht met het opstellen- en versturen van de factuur, hoe langer het uiteraard duurt voordat de factuur betaald wordt.

Mocht het echt oneindig lang duren dat de klant de factuur nog niet heeft betaald, dan is het verstandig om een belletje plegen naar de klant. Wordt de betaling nog steeds niet gedaan en is de betalingstermijn al enige tijd verlopen, dan kan er een aanmaning en later zelfs een incassobureau of deurwaarder aan te pas komen. Het zijn slechts enkele tips om het debiteurenbeheer beter te krijgen.

Waarom is administratie zo belangrijk?

Voor veel ondernemers is de enige reden dat ze hun administratie doen, omdat het verplicht is, maar er zijn veel meer voordelen aan een goede administratie!

Op tijd betaald krijgen

Als je je bedrijf succesvol wilt laten draaien zijn er natuurlijk inkomsten nodig. Hieraan kom je door diensten of producten te verkopen, hiervan een factuur op te sturen en ervoor te zorgen dat deze betaald wordt. Door te zorgen dat je makkelijk facturen kunt sturen, snel kunt zien of er betaald is en gemakkelijk herinneringen kunt sturen. Voorkom je al een hoop gedoe. Dit is dan een hele belangrijke functie van administratie.

Gemakkelijk belastingaangifte doen

Ondernemers doen per jaar vier keer aangiftes voor de BTW en voor 2 vennoten de aangifte inkomstenbelasting. Vaak wordt dit gezien als een vreselijke klus, je moet namelijk alles bij elkaar zoeken. Het beste is dan ook om de administratie uit te printen en dan kan je bijvoorbeeld door een administratiekantoor in Amsterdam snel en voordelig de aangiftes laten doen, hiermee bespaar je heel wat tijd en gedoe.

Inzicht in je prestaties

Door je administratie goed bij te houden krijg je een goed inzicht in bijvoorbeeld je inkomen en uitgaven. Door dit goed bij te houden kan je op veel dingen al goed voorbereid zijn. Zo kan het bijvoorbeeld zo zijn dat je in de zomer veel minder inkomsten hebt omdat iedereen op vakantie is. Door je hier van te voren goed op voor te bereiden kan je geld opzij leggen voor de zomer. Dus als je administratie goed doet en goed bijhoud kan je per maand/kwartaal zien wat de omzet, kosten en wist is. Dit is van essentieel belang voor je planning, zo kan je zien of het verstandig is om te gaan investeren of op de kosten te letten.

Waarom de administratie van je bedrijf relevant is

Je administratie is erg belangrijk omdat je hierdoor weet of je er financieel goed voor staat of juist iets minder voor staat. Dit kan erg relevant zijn om te weten als

je bijvoorbeeld een beslissing wilt nemen om grote uitgaven te doen. Zo kan je zien of deze investering zinvol is en überhaupt mogelijk om te doen. Je administratie op orde hebben kan ook relevant zijn als je je winst bijvoorbeeld te laag vind. Maak je bijvoorbeeld te weinig omzet en teveel kosten dan kan je met een goede, overzichtelijke administratie zien welke kosten je maakt en wat je hier aan kan veranderen.

Een eigen bedrijf starten

Er zijn heel veel redenen te bedenken om een eigen bedrijf te starten. Zo kan het zijn dat het je niet meer voor een baas wil werken. Of heb je net een kindje gekregen? Dan kan het zo zijn dat het na een tijdje allemaal weer begint te kriebelen om iets te doen of te gaan werken. Wat is dan idealer dan je eigen bedrijf te beginnen? Zodat je het moeder zijn kan combineren met vanuit huis werken aan je eigen onderneming. Als je een goed idee hebt en je wilt het graag is het zeker leuk om te doen. Nooit geschoten altijd mis. Toch zijn er wel een paar dingen waar je aan moet denken voordat je deze stap kunt nemen! Je vindt ze hieronder.

Inschrijven

Als je voor jezelf wilt beginnen is het belangrijk om je bij een paar instanties in te schrijven. Onder andere bij de Kamer van Koophandel. Als beginnende ZZP’er is het belangrijk dat je jezelf inschrijft. Je kunt hiervoor een online een afspraak maken. Zodra je je ingeschreven hebt bij de KVK geven zij je gegevens door aan de belastingdienst. Sinds 2013 kun je je kosteloos inschrijven en als je stopt met je bedrijfje kun je jezelf ook weer uitschrijven. Naast dat je je moet inschrijven bij de Kamer van Koophandel moet je je bij het oprichten van een bv of stichting ook inschrijven bij de notaris, de notaris regelt dan de inschrijvingen.

Wat moet je niet vergeten

Wat je niet moet vergeten bij het beginnen van je eigen bedrijfje is om een goed ondernemersplan te schrijven. Je maakt hier in de door jou bedachte ideeën compleet. Vaak staat hier een omschrijvingen in van wat je wilt doen en waar je jezelf wilt vestigen. Daarnaast ben je ook verplicht om je administratie bij te houden en deze tot zeven jaar te bewaren. Krijg je het al warm bij het idee dat je administratie moet doen? Dan kun je ervoor kiezen om je administratie uit te besteden. Vergeet niet dat als je voor jezelf begint je ook je eigen pensioen moet regelen.

Communicatie

Het is verstandig om je bedrijfje op verschillende manieren te communiceren. Het is verstandig om een goede en pakkende website te maken waar duidelijk op wordt wie je bent, waar je voor staat en wat je doet. Creatief is om zelf aan de slag te gaan met je eigen website maar ook dit werk kun je uitbesteden. Een facebookpagina is ook verstandig voor naamsbekendheid. Ook visitekaartjes en goed netwerken is belangrijk.

De factoringmaatschappij van nu

De term factoringmaatschappij komt steeds vaker terug als een financieringsmogelijkheid. Maar tegelijkertijd is het nog een mysterie voor velen. Daar wordt nu verandering in gebracht! In dit artikel wordt uitgelegd wat een factoringmaatschappij is en of een factoringmaatschappij misschien wel de oplossing is voor u!

Wat is een factormaatschappij?

Een factormaatschappij wordt ook wel een financieringsmaatschappij genoemd. Deze is niet noodzakelijk verbonden aan de bank. Een factoringmaatschappij verstrekt flexibele kredietfaciliteiten aan bedrijven. Deze kredietfaciliteit is vaak gebaseerd op de uitstaande vorderingen van de organisatie in kwestie. Factoring is dus eigenlijk niets meer of minder dan het financieren van facturen. Het is een moderne manier van financieren. Het financieren van nu.

Verschillende vormen van factoringmaatschappij

Er zijn verschillende vormen van factoring en het verschilt per factormaatschappij welke vorm wordt aangeboden. Je kunt op verschillende sites ook factoring vergelijken. Maar in basis komen deze vormen op hetzelfde neer. De factormaatschappij bevoorschot uw facturen. U stuurt de facturen naar een factormaatschappij en u beschikt dan direct over een percentage van het uitstaande bedrag. Dit kan tot wel 90% zijn. De voordelen van factoring is dat u over meer liquide middelen gaat beschikken. Hierdoor kunt u sneller groeien, investeren of uw leveranciers sneller betalen.

Wanneer kunt u gebruik maken van factoring?

Een factoringovereenkomst wordt vaak afgesloten door bedrijven die snel groeien. Bij zulke gevallen is er ook vaak behoeften aan liquiditeiten. Dit zodat ze de groei ook daadwerkelijk kunnen financieren. Een bank zal over het algemeen veel minder krediet willen en kunnen verstrekken. Factoring wordt vaak gebruikt bij MBO’s, MBI’s en bij de doorstart van een bedrijf.

De voor- en nadelen van factoring

Er zijn meerdere voordelen aan werken met factoring. De kosten van factoring zijn namelijk flink gedaald en de verwachting is dat dit zich ook zal blijven voortzetten. Daarnaast is het grootste voordeel van factoring dat u sneller en over meer liquide middelen gaat beschikken. Wat de groei nog meer bevordert. Wat ook een groot voordeel is, is dat u zich op het ondernemen kunt concentreren en dingen zoals debiteurenbeheer, incasso, etc. uit handen kunt geven. U kunt er natuurlijk altijd nog voor kiezen om dit wel zelf te blijven doen.

Desondanks zijn er ook nadelen. Een van de belangrijkste nadelen van factoring naast dat er rente is, is dat je ook een factor fee of fixed fee moet betalen. Een factor fee is eigenlijk een vast bedrag per factuur. En een fixed fee is een percentage van de omzet. Het kan ook een combinatie van beide zijn.

Denkt u na over het gebruiken van factoring? Vergeet dan niet om verschillende aanbieders goed te vergelijken zodat u met de juiste partij voor uw bedrijf in zee gaat.

 

Besparen op printkosten doet u zo!

Op het werk wilt u natuurlijk besparen op zoveel mogelijk kosten. Denk hierbij aan energiekosten en reiskosten van personeel. Maar ook op printkosten kan flink bespaard worden, iets waar niet snel aan gedacht wordt. Met een aantal aanpassingen kunt u zo heel wat euro’s besparen die u weer in iets anders kunt investeren. We geven u graag een aantal tips zodat u kunt besparen op uw printkosten.

Kies voor de juiste printer

Er zijn heel veel verschillende soorten printers op de markt, en het kan lastig zijn om daar de juiste uit te kiezen. Wilt u graag besparen op de kosten, maar toch een goede printer in huis hebben, dan kunt u kiezen voor refurbished printers. Deze zijn van uitstekende kwaliteit, maar zijn al eerder gebruikt en bijvoorbeeld voorzien van nieuwe onderdelen. Zo bent u ook nog eens duurzaam bezig. Daarnaast moet u afwegingen maken op basis van het printgedrag in uw bedrijf. Wordt er voornamelijk in zwart wit geprint en is kleur in uw documenten niet van essentieel belang? Kies dan voor een zwart wit printer! Zo hoeft u niet extra te betalen voor kleurencartridges en kunt u een goedkopere printer bestellen. Kies dan ook voor een all-in-one printer die dus niet alleen kan printen, maar ook kan kopiëren en scannen. Zo hoeft u geen drie apparaten aan te schaffen en bespaart u dus op de kosten.

Kies de juiste instellingen van de printer

Allereerst is het belangrijk om alle medewerkers bewust te maken van het feit dat niet alles geprint hoeft te worden. Mailtjes hoeven niet altijd geprint te worden en ook bestanden voor een vergadering kunnen bijvoorbeeld op een scherm getoond worden. Natuurlijk kan het niet altijd voorkomen worden dat er geprint moet worden. Moet er toch geprint worden, zorg er dan voor dat de instellingen van de printer juist staan. Kies bijvoorbeeld altijd voor dubbelzijdig printen, dan bespaart u flink op de papierkosten. Daarnaast kunt u ervoor kiezen om documenten voor intern gebruik altijd in grijstinten geprint worden, of dat gekozen wordt voor de “draft mode”, waarmee minder inkt gebruikt wordt.

Beperk het afdrukken van afbeeldingen

Afbeeldingen zijn niet altijd noodzakelijk, maar toch worden ze vaak mee afgedrukt. Denk hierbij aan handtekeningen onder mailtjes of kleurrijke grafieken. Dit is natuurlijk niet altijd nodig. Daarom is het slim om het afdrukken van afbeeldingen zoveel mogelijk te beperken. Moeten er toch echt afbeeldingen geprint worden, maak dan gebruik van foto cartridges en maak ze kleiner. Ook kunt u de saturation, de intensheid van de kleur, verminderen. Zo kunt u heel wat besparen op uw printkosten!