Drop us a line...

Verstuur bericht

boekhouding

De beste tips om je cashflow te verbeteren

De cashflow van een bedrijf omvat de geldstromen van een naar de onderneming en is essentieel om succes te bereiken. Geld is dan wel niet alles, het is wel belangrijk! Veertig procent van alle MKB’ers zijn niet in staat om hun eigen rekeningen te betalen door wanbetalingen van klanten. De cashflow verbeteren van je onderneming is de beste manier om succes op de lange termijn te garanderen en zeker te zijn dat je altijd krijgt waarvoor je werkt.

1. Factureer snel om snel geld te krijgen

Het is aangeraden om het sturen van je facturen niet uit te stellen. Hoe sneller jij je facturen verstuurt hoe groter de kans dat je je geld zal zien. Zorg ervoor dat je facturen overzichtelijk zijn en aan alle vereisten voldoen. Onduidelijkheden of fouten zorgen immers voor vertraging!

2. Stuur facturen op het juiste moment

Factureer altijd op het beste moment. Doorgaans zijn er vertragingen op het betalen van facturen in de vakantiemaanden en mei omdat werknemers tijdens die periode hun vakantiegeld uitbetaald krijgen. Op het einde van het jaar worden facturen ook vaak te laat betaald aangezien de meeste bedrijven in die periode de jaarbalans opmaken. Hierdoor besteden ze minder aandacht aan facturen.

Je moet je facturen voor de vijftiende van de maand versturen naar klanten, die deze nodig heeft om BTW te kunnen berekenen als voorbelasting. Als je te maken krijgt met achterstallige betalingen dan in je deze het best in december en mei aangezien dan het vakantiegeld uitbetaald wordt en werknemers hun eindejaarsuitkering ontvangen.

3. Een betalingsherinnering sturen

Als je factuur niet op tijd werd betaald door een klant dan onderneem je best zo snel mogelijk actie. Je kan hulp inschakelen of een herinnering sturen, best meteen na de vervaldatum van de factuur. Vermeld hierbij best niet dat het gaat om een éérste herinnering: dat vergroot immers de kans dat de klant op zich laat wachten voor hij betaalt!

4. De kredietwaardigheid controleren

Als je op voorhand zeker wil zijn dat je facturen betaald zullen worden (en welke onderneming wil dat niet) dan controleer je best de kredietwaardigheid van de klant. Houd hierbij het ‘gedrag’ van die klant goed bij zodat je weet waaraan je je kan verwachten. Als die klant dan te laat betaalt dan kan dit een teken zijn van slechte liquiditeitspositie. In dit geval is hulp inschakelen geen slecht idee!

Werkzaamheden van een salarisadministrateur

Salarisadministratie is een belangrijke taak binnen een bedrijf. De salarisadministrateur zorgt er voor dat de salarissen van medewerkers van een bedrijf op tijd en correct betaald worden. Dit wordt ook wel verloning genoemd. Als onderdeel van de salarisadministratie moeten salaris gerelateerde loonbelastingen en afdrachten aan de overheid worden gemaakt.  De salarisadministratie vereist nauwkeurig werk waarbij bruto-netto berekeningen moeten worden gemaakt en salarisstroken moeten worden gecontroleerd.

Wat zijn de exacte taken van een salarisadministrateur?

  • Het verzamelen, verwerken, controleren en archiveren van gegevens die nodig zijn voor het uitbetalen van salarissen
  • Wijzigingen doorvoeren van relevante informatie in een salarisverwerkingssysteem
  • Zorgdragen voor het tijdig en correct overmaken van lonen, belastingen en afdrachten
  • Voorbereidingen treffen voor de aangifte loonheffingsafdracht
  • Eventuele vragen van medewerkers over loonstroken beantwoorden

Bij wat voor bedrijven / instellingen werken salarisadministrateurs?

Salarisadministrateurs kunnen bij verschillende bedrijven en instellingen terecht. Bij grote bedrijven is er vaak een complete (salaris) administratie afdeling. Daarnaast zijn er ook mogelijkheden om te werken bij een accountantskantoor, een speciaal salarisadministratiekantoor of bij een payroll bedrijf zoals Paystaff Payroll. Bij een payroll bedrijf of salarisadministratiekantoor wordt de salarisadministratie van verschillende ondernemingen bijgehouden.

Competenties voor een salarisadministrateur

Zou je graag willen als salarisadministrateur willen werken, dan kun je daarvoor de mbo-4 opleiding Salarisadministrateur voor volgen. Deze 2 tot 4 jarige opleiding kun je zowel voltijd als deeltijd volgen. De duur van de opleiding is afhankelijk van je werkervaring en eventuele vooropleidingen die je hebt gehad. Als salarisadministrateur zul je over verschillende competenties moeten beschikken. In een opleiding zullen deze competenties ook aan bod komen.

  • Computervaardigheden. Voor het werken met cijfers en gegevens is het belangrijk om gebruik te maken van bepaalde computersoftware. Hierbij moet alle data netjes en geordend bewaard worden. Het werken met standaard programma’s zoals Word, Excel en Outlook zijn dan ook vaak een vereiste.
  • Goed met cijfers. Omdat een salarisadministrateur dagelijks met cijfers bezig is, is het belangrijk om goed te kunnen rekenen en cijfers op de juiste manier te interpreteren.
  • Accuraat zijn. Als salarisadministrateur is het erg belangrijk om heel precies en en nauwkeurig te kunnen werken. De lonen moeten namelijk op tijd en correct worden overgemaakt. Wanneer dit niet juist gebeurd, kan dit voor de medewerkers erg vervelend zijn. Als salarisadministrateur ben je tot op de komma nauwkeurig en vind je het leuk om er voor te zorgen dat alles goed loopt en klopt.
  • Integriteit. Een salarisadministrateur weet van iedereen binnen een organisatie precies hoeveel er verdient wordt. Het is van groot belang dat je op de juiste manier met deze vertrouwelijke informatie weet om te gaan.
Voordelen van payrolling

In tijden dat we uit de crisis kruipen, maar de werkloosheid nog erg hoog is wordt er gezegd dat payrolling bedrijven helpt in moeilijke tijden. Tijden waarin het aanbod van het personeel groter is dan de vraag. De voordelen die aan payrolling zijn verbonden is dat je gemakkelijk personeel flexibel in kunt huren en dat jij de baas blijft over de payroll medewerkers. Een ander groot voordeel is dat je je niet meer bezig hoeft te houden met alle administratieve en juridische zaken omtrent het personeel. Natuurlijk zijn er voordelen voor zowel de werkgever als de werknemer. Lees daarover hier meer.

 

Voordelen voor werkgevers

  • De werkgever kan besparen op variabele salaris- en personeelskosten. Dit komt omdat een payroll CAO meestal voordelig is en omdat je ervoor kunt kiezen om alleen de daadwerkelijk gewerkte uren uit te laten betalen

  • De werkgever heeft meer tijd voor zijn corebusiness, dit omdat hij zich niet meer bezig hoeft te houden met de salarisadministratie

  • De werknemers kunnen per direct ingezet worden omdat payrollbedrijven met terugwerkende kracht de werknemers op de payroll kunnen zetten

  • Er kan rentevoordeel zijn omdat de meeste payrollbedrijven maandelijks een factuur sturen nadat de salarissen uitbetaald zijn aan het personeel

  • Bij payrolling bespaar je veel tijd op het gebied van ziek- en herstelmeldingen, fiscale handelingen en de personeelszaken

 

Voordelen voor werknemers

  • Werknemers kunnen per direct aan de slag, omdat de payroller de werknemers op een later moment op de payroll kunnen zetten en met terugwerkende kracht uit kunnen laten betalen

  • Werknemers kunnen veel ervaring opdoen omdat ze op verschillende afdelingen flexibel ingezet kunnen worden

  • Wanneer de werkzaamheden aflopen bij een bedrijf is er meer kans op een nieuwe (bij)baan omdat payrollbedrijven een groot netwerk hebben

  • De salarisadministratie wordt door een professioneel bedrijf uitgevoerd

Zoals je hierboven leest zijn er voor zowel de werkgever als de werknemer voordelen. Er wordt wel eens gezegd dat de band tussen werkgever en werknemer slechter wordt wanneer de werkgever beslist om over te stappen op payroll. Dit hoeft echter helemaal niet zo te zijn, want ook voor de werknemer zijn er genoeg voordelen verbonden aan payrolling. Wel is het natuurlijk belangrijk dat de werkgever zijn personeel hier goed over informeert.

Makkelijk verwerken van parkeerbonnen in administratie

parkererenOf je nou ZZP’er bent, een eigen MKB onderneming hebt of voor een groot bedrijf werkt, het regelen van parkeergeld wil je het liefst zo efficiënt en makkelijk mogelijk regelen. Als ondernemer wil je natuurlijk wel een duidelijk overzicht van de btw, zodat je deze bij je aangifte kunt terug vorderen. Daarom zijn er tegenwoordig verschillende diensten tot stand gekomen die het parkeren en de verwerking van de administratie stukken makkelijker maken. Één zo’n systeem is bijvoorbeeld Yellowbrick, zij zorgen ervoor dat je automatisch elke maand een factuur ontvangt, waarin alle exacte parkeerkosten staan. Hierdoor kun je je als ondernemer meer focussen op echte belangrijke zaken.

Betaal je parkeergeld met een app op je smartphone!

Je hoeft je niet meer druk te maken om parkeerautomaten en parkeerbonnen! Wanneer je gaat parkeren, kun je de tijd starten op je mobiele telefoon op het moment dat je je auto parkeert en wanneer je weer wegrijdt druk je op stop. Tevens kan de parkeer-app je helpen bij het zoeken van de goedkoopste en dichtsbijzijnde parkeergarages. Zoek je de dichtsbijzijnde parkeergarage in Rotterdam en kom je vanuit het zuiden aangereden, dan zoekt de app direct de parkeergarage die voor jou het dichtste bij is en laat je tevens zien waar je het goedkoopst kunt perkeren. Ga je parkeren bij een parkeergarage van Q-Park dan kun je met je P+ direct doorrijden, wanneer je de garage verlaat. De betaling volgt namelijk altijd achteraf. Uiteindelijk ontvang je elke maand alle parkeertransacties duidelijk in een overzicht.

Goedkoper parkeren!

Op deze manier kun je stukken voordeliger parkeren. Je betaald namelijk altijd voor de exacte tijd dat je gaat parkeren, waardoor je niet meer teveel betaald en ook boeters kunt voorkomen. Wanneer je bij een parkeergarage door omstandigheden veel langer staat geparkeerd dan verwacht, dan zal hiervoor altijd het voordeligste tarief worden berekend, wanneer er bijvoorbeeld een dag- en/of avondkaart mogelijk is.

Makkelijk voor de boekhouding

Op deze manier is de boekhouding stukken makkelijker te verwerken. Men krijgt maandelijks alle parkeerkosten op 1 factuur met btw-specificatie. Hierdoor hoeven nooit meer losse parkeerbonnetjes worden gedeclareerd, maar heeft men een handig en efficiënt overzicht.

Ondernemers besteden veel tijd aan administratie

Uit onderzoek blijkt dat ondernemers gemiddeld 16 uur per week aan de administratie besteden. Dit is een enorme last voor de ondernemers. Ondernemers werken gemiddeld 11 uur per dag, hiervan gaat bijna 25% op aan de administratie. Dit is zonde, omdat hierdoor niet gewerkt kan worden aan de hoofdactiviteiten van de onderneming. 

Dat ondernemers zoveel tijd besteden aan de administratie komt vooral doordat er veel papierwerk dubbel ingevuld dient te worden. Terwijl dit veel eenvoudiger kan, wat weer een tijdbesparing oplevert. Ook is nog niet alles digitaal, waardoor de ondernemer verplicht is dit op een andere manier naar de desbetreffende instantie over te brengen. Dit kan allemaal veel sneller en veel kosten besparen. Voor veel ondernemers is het ook lastig om de administratie te doen, vaak missen zij net dat beetje kennis wat alles sneller laat verlopen.

Veel bedrijven kiezen ervoor om een groot deel van de administratie uit te besteden, maar zij komen dan alsnog aan de 3 uur per dag. Het uitbesteden van de administratie kost ook veel geld voor de bedrijven, sommige bedrijven geven tussen de 5 en 10% van hun omzet uit aan externe bedrijven. De administratie moet meer digitaal worden en gemakkelijker.

Eenvoudig een boekhouder vinden

Er zijn een groot aantal boekhouders actief in Nederland. Als startende onderneming is het moeilijk te bepalen wie een geschikte boekhouder voor uw bedrijf zou zijn. Het platform 4boekhouders.nl ondersteunt onderneming bij het vinden van een geschikte boekhouder.

Een belangrijke reden voor veel kleine ondernemingen om de boekhouding uit te besteden is de zekerheid dat alle belastingvoordelen die de overheid biedt, volledig benut worden. Als zelfstandige en/of kleine MKB’er zijn er diverse voordeelregelingen die benut kunnen worden. Echter, wordt de boekhouding niet uitbesteed, dan bent u uiteraard zelf geheel verantwoordelijk voor het benutten van die voordeelregelingen. De Belastingdienst zal u namelijk geen positieve correctie sturen, omdat u vergeten bent dat u aanspraak maakt op een voordeelregeling.

Door de voordeelregelingen te benutten, verdient in principe iedere boekhouder zichzelf al terug voor uw onderneming. Dat betekent niet dat iedere boekhouder dezelfde kwaliteit biedt. Om die zoektocht naar een geschikte boekhouder eenvoudiger te maken, is het platform 4boekhouders opgericht, waarmee startende ondernemingen eenvoudig boekhouders vergelijken op basis van prijs, ervaring en locatie.

Als onderneming of zelfstandige beschrijft u eenmalig uw organisatie en uw wensen. Vervolgens sturen vier boekhouders in uw gebied u een gratis offerte toe die aansluit bij uw wensen. Op basis van deze offertes kunt u snel een kennismakingsgesprek plannen met de boekhouder die het beste bij uw onderneming past.

Partner niet altijd op de hoogte boekhouding

Bij de meeste huishoudens doet maar 1 partner de boekhouding. De ander heeft hier vaak weinig verstand van. Maar liefst 65 procent van gevallen is er 1 persoon die de boekhouding doet. Dit is onverstandig vindt Budgetinstituut Nibud. 

Als er iets gebeurd met de andere partner, kan degene die er geen verstand van heeft tegen moeilijke punten aanlopen. Nibud is van mening dat beide partners op de hoogte moeten zijn van de financiën van het huishouden. Een gezamenlijke rekening is een punt wat hier goed bij helpt. Volgens ABN Amro heeft bijna 60 procent van de huishoudens een gezamenlijke rekening. Het verschilt per huishouden hoeveel geld hierop gestort wordt.

Het is verstandig om beide op de hoogte te zijn van de financiële situatie. Als de andere partner iets overkomt moeten de rekeningen nog wel betaald blijven worden en moet je weten hoe dit allemaal werkt. Uit onderzoek blijkt dat als er een gezamenlijke rekening wordt geopend er zuiniger met geld wordt omgegaan. Het is ook belangrijk om goede afspraken te maken over de boekhouding en wat er uitgegeven mag/kan worden.

Inzage administratie Staatsloterij

De rechter heeft besloten dat Stichting Loterijverlies beslag mag leggen op de administratie van de Staatsloterij. De stichting vertegenwoordigt 40.000 mensen die hun geld terug willen van loten die ze gekocht hebben. Dit omdat ze vinden dat ze misleid zijn door de Staatsloterij.

De Staatsloterij heeft namelijk niet in hun reclames bekend gemaakt dat de prijzen ook op loten die nog niet verkocht waren konden vallen. De periode wanneer de Staatsloterij haar klanten heeft misleidt was tussen 2000 en 2009. De klanten die vinden dat ze misleid zijn willen inzage in de administratie van de Staatsloterij om te kunnen zien wanneer ze meegespeeld hebben.

De reden dat Loterijverlies beslag wil leggen op de administratie is omdat de Staatsloterij nu niet meer de gegevens kan verwijderen.Veel klanten mochten niet meer achteraf inzien wanneer zij precies loten hadden gekocht, alleen als ze met hun legitimatie naar het kantoor gingen was er soms de mogelijkheid om de gegevens in te zien.

De komende dagen gaat de Stichting Loterijverlies de administratie van de Staatsloterij kopiëren. Maar als ze deze kopieën willen inzien dan moeten ze hier eerst weer toestemming voor aanvragen bij de rechter. De stichting gaat deze gegevens dan analyseren en hierna hopen zij dit te kunnen bespreken met de Staatsloterij.

Ontbreken van goede boekhouding strafbaar?

Eind januari werd de motie over het strafbaar stellen van een fatsoenlijke administratie in een faillisement in de Tweede Kamer aangenomen. De motie werd aangenomen van Lilian Helder (PVV) en Sharon Gesthuizen (SP), welke vorige week al werd gesteund door Foort van Oosten (VVD) en Jeroen Recourt (PvdA).

Dit werd medegedeeld door de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB). De motie stelt dat een onvolledige of onjuiste administratie bij een faillisement een indicatie van onverantwoord ondernemerschap en soms ook van fraude is. Hiermee ging de Kamer akkoord, waarna het opzettelijk ontbreken van een goede boekhouding door minister Ivo Opstelten van Veiligheid en Justitie strafbaar gesteld zal moeten worden. Hiermee wil men het frauderen met bv’s tegen gaan.

De afgelopen maanden is de aanpak om faillissementsfraude tegen te gaan regelmatig een onderwerp van discussie in de Tweede Kamer geweest. Er werd bijvoorbeeld veel over het computersysteem RADAR gesproken. Minister Opstelten schreef eind januari nog een brief aan de Tweede Kamer, waarin stond dat er in 2012 872 tussentijdse risicomeldingen werden gegenereerd, uiteindelijk leidden deze tot 16 risicomeldingen. Er werd door de minister een stijgende lijn in het aantal risicomeldingen geconstateerd, waarbij men er ook van uit gaat dat er dit jaar meer risicomeldingen verstrekt zullen worden. Eerder kondigde de minister ook al aan dat er een centraal aandeelhoudersregister opgezet zal worden. Hieruit zal duidelijk worden welke aandeelhouders bij een bv betrokken zijn en ook bij niet- beursgenoteerd nv’s.

Veiligheid in online boekhouden

Zoals in eerdere artikels al is aangegeven neemt het aantal applicaties voor de online boekhouding toe. De manier van ‘gratis boekhouden’ brengt risico’s op het internet met zich mee waardoor er enige twijfel ontstaat of dit wel verantwoord boekhouden is.

Hierbij gaat het om volledige geautomatiseerde systemen waarbij de gegevens online verwerkt worden door boekhoudkantoren en accountants.
Omdat de communicatie tussen de accountant en de ondernemer via internet is, is het belangrijk ervoor te waarborgen dat de gegevens veilig worden overgedragen.
Toch zijn er veel bedrijven die zich niet verdiepen in de veiligheid, dit is belangrijk omdat het om vertrouwde gegevens gaat.

Inzicht
Wanneer men zichzelf verdiept in de boekhouding en zorgt voor de nodige kennis en ervaring op boekhoudkundig gebied weet men welke gegevens er gedeeld worden en hoe belangrijk deze gegevens zijn.
Hierdoor is men meer bewust van de betreffende informatie dat word overgedragen.

Cursus
Er worden verschillende cursussen aangeboden om op boekhoudkundig gebied ervaring en kennis op te doen. Zo is het een goede manier een combinatie van de opleiding Basiskennis Calculatie en Basiskennis Boekhoudente volgen om zo een prima basis te vormen en inzicht te krijgen in je financiele situatie.