Drop us a line...

Verstuur bericht

boekhouding

Ontbreken van goede boekhouding strafbaar?

Eind januari werd de motie over het strafbaar stellen van een fatsoenlijke administratie in een faillisement in de Tweede Kamer aangenomen. De motie werd aangenomen van Lilian Helder (PVV) en Sharon Gesthuizen (SP), welke vorige week al werd gesteund door Foort van Oosten (VVD) en Jeroen Recourt (PvdA).

Dit werd medegedeeld door de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB). De motie stelt dat een onvolledige of onjuiste administratie bij een faillisement een indicatie van onverantwoord ondernemerschap en soms ook van fraude is. Hiermee ging de Kamer akkoord, waarna het opzettelijk ontbreken van een goede boekhouding door minister Ivo Opstelten van Veiligheid en Justitie strafbaar gesteld zal moeten worden. Hiermee wil men het frauderen met bv’s tegen gaan.

De afgelopen maanden is de aanpak om faillissementsfraude tegen te gaan regelmatig een onderwerp van discussie in de Tweede Kamer geweest. Er werd bijvoorbeeld veel over het computersysteem RADAR gesproken. Minister Opstelten schreef eind januari nog een brief aan de Tweede Kamer, waarin stond dat er in 2012 872 tussentijdse risicomeldingen werden gegenereerd, uiteindelijk leidden deze tot 16 risicomeldingen. Er werd door de minister een stijgende lijn in het aantal risicomeldingen geconstateerd, waarbij men er ook van uit gaat dat er dit jaar meer risicomeldingen verstrekt zullen worden. Eerder kondigde de minister ook al aan dat er een centraal aandeelhoudersregister opgezet zal worden. Hieruit zal duidelijk worden welke aandeelhouders bij een bv betrokken zijn en ook bij niet- beursgenoteerd nv’s.

Veiligheid in online boekhouden

Zoals in eerdere artikels al is aangegeven neemt het aantal applicaties voor de online boekhouding toe. De manier van ‘gratis boekhouden’ brengt risico’s op het internet met zich mee waardoor er enige twijfel ontstaat of dit wel verantwoord boekhouden is.

Hierbij gaat het om volledige geautomatiseerde systemen waarbij de gegevens online verwerkt worden door boekhoudkantoren en accountants.
Omdat de communicatie tussen de accountant en de ondernemer via internet is, is het belangrijk ervoor te waarborgen dat de gegevens veilig worden overgedragen.
Toch zijn er veel bedrijven die zich niet verdiepen in de veiligheid, dit is belangrijk omdat het om vertrouwde gegevens gaat.

Inzicht
Wanneer men zichzelf verdiept in de boekhouding en zorgt voor de nodige kennis en ervaring op boekhoudkundig gebied weet men welke gegevens er gedeeld worden en hoe belangrijk deze gegevens zijn.
Hierdoor is men meer bewust van de betreffende informatie dat word overgedragen.

Cursus
Er worden verschillende cursussen aangeboden om op boekhoudkundig gebied ervaring en kennis op te doen. Zo is het een goede manier een combinatie van de opleiding Basiskennis Calculatie en Basiskennis Boekhoudente volgen om zo een prima basis te vormen en inzicht te krijgen in je financiele situatie.

 

Hoe zet je een boekhouding op?

Voor de gemiddelde ondernemer is de boekhouding een van de minst leuke onderdelen van het voeren van een eigen zaak. Maar, niemand kan eraan ontkomen, wel kun je het jezelf zo makkelijk mogelijk maken.

Iedere ondernemer wordt door de belastingdienst verplicht om een boekhouding op te zetten en bij te houden. Je houdt een boekhouding niet alleen voor de belastingdienst bij, zelf heb je er ook voordelen mee. Een goed opgezette boekhouding geeft jezelf, de bank, eventuele zakenpartners en andere belanghebbenden inzicht in hoe het bedrijf er op financieel gebied voor staat. De informatie uit je boekhouding kun je ook gebruiken om voorspellingen te doen om aan de hand daarvan begrotingen te maken.

Wanneer start je met boekhouden?

Je moet natuurlijk eerst het een en ander uitzoeken voordat je kunt beginnen met de eerste belastingaangifte. Het systeem begint echter al wanneer je plannen maak voor je bedrijf. De kosten die je nu al maakt voor het opzetten van je zaak kun je later aftrekken, het bewaren van alle betalingsafschriften is daarom van groot belang.

Administratiesysteem

Zorg ervoor dat je gelijk begint het met opzetten van een goed systeem. Je kunt de boekhouding dan goed zelf doen of gemakkelijk overdragen aan je adviseur.

Belastingcontrole

Je kunt de boekhouding bijhouden zoals je dat zelf het makkelijkst vindt, maar uiteindelijk doe je het toch voor de belastingdienst. Zij moeten op ieder gewenst moment al jouw aangiften kunnen controleren aan de hand van de boekhouding. Er zijn daarom een aantal voorwaarden gesteld. Per tijdvak moet je bijhouden hoeveel facturen je uit hebt geschreven en moet betalen, wat je inkomsten en uitgaven zijn en hoeveel het privégebruik is van de zakelijke diensten of goederen.

Bewaartermijn

Naast bovenstaande voorwaarde eist de belastingdienst dat je de basisgegevens van je boekhouding op zijn minst tien jaar bewaart. Tot tien jaar terug moet gecontroleerd kunnen worden of de omzet en winst van je onderneming correct is vastgesteld. Doe je dit niet dan kun je bij een controle een hoge boete verwachten.

Elektronisch of op papier?

Alleen bij hele kleine ondernemingen is administratie op papier toegestaan. Bij grote ondernemingen waar veel documentatie aanwezig os moet je de administratie elektronisch bewaart hebben. Vergeet niet regelmatig een back-up te maken!

Inhoud

Welke documenten voor kunnen komen in je boekhouding zijn:

  • Software en databestanden
  • Urenlijsten en urenregistratie
  • Contracten, overeenkomsten en andere afspraken
  • Ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
  • Controleberekeningen
  • Kasadministratie (kassabonnen)
  • Financiële aantekeningen (inkoop- en verkoopboek)
  • Bankafschriften
  • Agenda’s en afsprakenboeken
  • Kilometerregistratie.

Ga je zelf een bedrijf starten en heb je geen enkele kennis van boekhouden? Het kan een overweging zijn om wat basiskennis op te doen door een cursus boekhouden te volgen.

BTW-aftrek alleen mogelijk bij volledige boekhouding

Wanneer u voorbelasting wilt aftrekken over de uitgaven van uw onderneming, dan zal u bij een boekenonderzoek alle originele facturen of kopieën daarvan moeten kunnen laten zien. Hier worden geen uitzonderingen op toegepast. Zo ondervond een ondernemer die een BTW-naheffingsaanslag opgelegd kreeg nadat hij zijn facturen niet kon aantonen. De ondernemer ging hiermee zelfs naar de rechter.
De ondernemer startte op 1 januari 2005 met zijn onderneming, waarna hij in 2006 €8451 aan BTW-voorbelasintg in aftrek bracht. In 2008 was dat €1.566. Wanneer er een boekenonderzoek werd ingesteld, bleek dat de boekhouding niet in orde was. De inspecteur legde hier een BTW-naheffingsaanslag op. De inspecteur kreeg in het gerechtshof Leeuwarden gelijk, omdat de ondernemer niet in staat was om de originele facturen of kopieeen daarvan aan te tonene. Hierdoor had de ondernemer geen recht op aftrek van voorbelasting in 2006. De ondernemer was de facturen bij een verbouwing kwijtgeraakt, maar dat kon niets veranderen aan deze zaak. Omdat de ondernemer in de jaren 2007 en 2008 geen economische activiteiten verricht had, kon hij daarom in die jaren ook niet als BTW-ondernemer in aanmerking komen. De ondernemer had volgens het Hof niet aannemelijk gemaakt dat de gemaakte kosten in 2008 betrekking op ondernemingsactiviteiten hadden. De naheffing van de voorbelasting van de inspecteur was daarom ook terecht.

Voorwaarden van BTW-vooraftrek

Men moet aan een aantal voorwaarden voldoen om BTW af te kunnen trekken. Wanneer men niet aan deze voorwaarden voldoet is BTW aftrek ook niet mogelijk:
-De goederen of diensten die u gebruikt voor omzet zijn belast met BTW
-U heeft deze goederen of diensten ook daadwerkelijk ontvangen
-U heeft voor deze goederen of diensten ook een factuur met BTW ontvangen, die voldoet aan de eisen voor een BTW-factuur.

Reclame en representatie

Voor een ondernemer zijn reclamekosten volledig aftrekbaar. Echter vallen representatiekosten en relatiegeschenken hier niet onder. Deze kosten zijn slechts beperkt aftrekbaar en vallen in dezelfde categorie als studiereizen, drank, eten en seminars.

Relatiegeschenken zijn incidentele giften voor je bestaande relaties en niet om nieuwe klanten te vergaren. Relatiegeschenken hebben niet expliciet het doel om de omzet te verhogen maar het behouden van de relatie is hierbij het doel. Bij reclamekosten gaat het om een vaak grotere doelgroep en hierbij wil men graag de omzet verhogen, als het gaat om representatiekosten en relatiegeschenken gaat het om een kleinere doelgroep waar men de band mee wilt versterken.

Als je hoge reclamekosten maakt is het belangrijk dat je deze voor de belastingdienst kunt verklaren, vaak neemt de fiscus deze post namelijk onder de loep. Daarentegen is sponsoring volledig aftrekbaar, probeer dit ook vast te leggen, bijvoorbeeld een foto van een reclamebord langs het voetbalveld.

BTW verhoging

Bent u al klaar voor het nieuwe btw-tarief? De btw gaat vanaf 1 oktober van 19% naar 21%, voor vele bedrijven komt er dus nog veel administratie kijken. Heel veel bedrijven zijn nog niet voorbereid op de btw verandering en moeten de eerste maanden nog uit hun eigen zak de btw gaan betalen. Zorg voor een goede scheiding tussen de facturen zodat je administratie overzichtelijk blijft.

Voor 1 oktober
Voor leveringen die je voor 1 oktober kan leveren en factureren gaat nog gewoon tegen het oude tarief. Probeer voor 1 oktober alle facturen van producten en diensten die voor 1 oktober zijn geleverd de deur uit te sturen. Dan kun je op 1 oktober gelijk beginnen met het nieuwe 21% btw tarief.

Na 1 oktober

Voor leveringen na 1 oktober moet het nieuwe tarief betaald worden. U kunt er voor kiezen om nog een factuur met 19% btw te versturen, maar onthoud dan wel dat je aan de belastingdienst 21% moet afdragen.

Grote fraude bij schroothandel

Voor drie broers uit Emmen en hun boekhouder is vorige week het proces begonnen, omdat ze miljoenen verdienden met het illegaal verkopen van grote partijen metaal.
Hierbij hebben ze toegegeven dat ze in totaal 4 miljoen euro overhielden met de verkoop van een partij metalen platen, dat geheel buiten de boekhouding om is gegaan. Hierbij werd het geld evenredig onder de broers verdeeld. Een van de broers bekende er een ‘wild leventje’ aan over te hebben gehouden.
In 2009 werden de broers samen met zes andere verdachten door de Fiscale Opsporingsdienst FIOD-ECD aangehouden. Hierbij werd in totaal bijna twee miljoen euro aan contanten, een caravan, een boot en zes auto’s in beslag genomen.
De broers worden verdacht van het leiden van een criminele organisatie, waarbij ze tientallen miljoenen hebben kunnen witwassen. Er werden volgens het OM valse facturen uitgeschreven, waarbij meerdere collega’s in de metaalrecycling-branche zouden hebben geparticipeerd. Volgens het OM is er binnen de branche een groot zwartgeldcircuit.
De broers geven zelf toe dat ze een aantal jaren valse belastingaangiftes gedaan hebben, waarbij ze de fiscus voor grote bedragen benadeeld hebben.
Toen de broers in 2009 werden gearresteerd, werden ook vuurwapens en munitie aangetroffen. De broers beweren, dat de wapens van hun inmiddels overleden vader waren, waar ze verder nooit meer aan hadden gedacht. De wapens werden echter wel in de tassen aangetroffen, waarmee grote bedragen geld werden vervoerd. De oudste broer Jan, heeft ook twee belastinginspecteurs met de dood bedreigd, hij zegt hier nu spijt van te hebben.
Met drie andere verdachten in de zaak, heeft het OM een schikking getroffen, waardoor zij niet verder vervolgd worden. Er werden ook financiële afspraken met de gebroeders O. gemaakt. Hieruit blijkt dat zij inmiddels al meer dan 1,6 miljoen euro aan de staat hebben terug betaald. Hier staat tegenover dat het OM niet zal proberen om nog meer oneerlijk verdiend geld terug te krijgen.

Verschillen tussen de office manager en de directiesecretaresse

Hoewel de functies office manager en directiesecretaresse erg veel overeenkomsten kennen zijn er ook een aantal verschillen te noemen.

Een office manager geeft leiding aan bijvoorbeeld een directiesecretariaat of een afdelingssecretariaat. Vaak is een office manager meewerkend voorman, wat betekent dat zij ook een aantal complexe klussen op moet lossen zoals secretariële werkzaamheden.

Een directiesecretaresse daarentegen verzorgt de ondersteuning van een directeur of directie.

In vergelijking is de ondersteuning van een een office manager minder exclusief voor één of enkele personen. Bovendien geeft zij zelf ook leiding aan een team van ondersteuners.

Om de verschillen duidelijk naar voren te laten komen wordt hier een opsomming gegeven van de meest voorkomende werkzaamheden:

Directiesecretaresse:

  • Regelen van afspraken.
  • Voorbereiden van vergaderingen en het notuleren.
  • Verzorgen van de zakelijke correspondentie.
  • Contacten voeren met andere afdelingen.
  • Zorgen voor een archief.
  • Sparren met de directeur over alles wat hem bezig houdt.

Office manager:

  • Beheren van personele zaken.
  • Regelen van facilitaire zaken, inkoop van kantoorartikelen en beheren van de budgetten daarvoor.
  • Leiding geven aan het secretariaat.

Hoe word je office manager of directiesecretaresse?
Je kunt bijvoorbeeld de hbo-opleiding office management of de mbo niveau 4 opleiding Directiesecretaresse/Managementsecretaresse. Ook kun je met een opleiding secretaresse doorgroeien door cursussen en trainingen te volgen.

Waaraan moet een boekhouding voldoen?

Wanneer de belastingdienst de administratie van uw bedrijf komt controleren, is het belangrijk om te weten aan welke eisen u moet voldoen, en welke papieren en documenten u bij de hand zou moeten hebben.
Het is voor elke zelfstandige en elke bedrijf wettelijk verplicht om een administratie bij te houden, waaruit men kan opmaken hoe het bedrijf ervoor staat. Hiervoor is het belangrijk dat u alle gegevens op het gebied van werkzaamheden en financien goed bewaard. Dit geld voor alle bedrijven of u nou zelf de administratie bijhoudt of deze aan een ander bedrijf uitbesteedt.
Wanneer uw papieren niet aan de eisen voldoen, kan dat negatieve gevolgen voor u hebben. Er zijn bepaalde fiscale voordelen zoals de zelfstandigenaftrek of het toepassen van BTW-aftrek die u hierdoor misloopt.
Het is mogelijk dat de Belastingdienst zelf een inschatting van uw omzet en winst maakt en daarna aangeeft hoeveel belasting u moet afdragen. Ondanks dat hier regels voor gelden, pakt dit voor vrij weinig mensen positief uit. Wanneer deze schatting niet klopt, zal u zelf het tegendeel moeten bewijzen en dat is natuurlijk niet makkelijk als de administratie niet compleet is.
Naast het voorkomen van deze risico’s is een goede administratie ook makkelijk om een inzicht te krijgen hoe uw bedrijf ervoor staat, wat precies de winsten en verliezen zijn en wat de gemaakte kosten en omzet zijn.
De administratie moet aan enkele voorwaarden voldoen:
-Men moet duidelijk hebben aangegeven wat uw rechten en verplichtingen zijn. Dit bijvoorbeeld in contracten en overeenkomsten, maar ook bijvoorbeeld vergaderstukken en jaarverslagen.
-Alle gegevens die nodig zijn voor de belastingheffing zoals het grootboek, de debiteuren en crediteurenadministratie, kassabonnen e.d. moet u goed bewaren.
-Men moet de administratie binnen een redelijke termijn kunnen controleren. Deze termijn wordt door de belastinginspecteur opgesteld, maar daarover kan men wel overleggen. Zo’n dergelijke controle kan duurt bij een klein bedrijf op zijn hoogst twee dagen.
U mag zelf kiezen hoe u de administratie wilt bijhouden, dit kan op de computer in een boekhoudpakket, in multomappen of op kladpapier. Het belangrijkste is, dat de vereiste informatie er uit op te maken is.

Boekhouding fraude bij DE Master Blenders 1753

Er is een fraude in de boekhouding geconstateerd door DE Master Blenders 1753 bij de Braziliaanse activiteiten. Het nettoresultaat zal mede hierdoor dit jaar waarschijnlijk 45 tot 55 miljoen lager zijn dan voorzien.boekhouding
Er is volgens DE zelf een uitgebreid onderzoek naar de fraude ingesteld. Een woordvoerder van DE zegt dat de fraude zeer recent naar boven is gekomen, maar het onderzoek heeft betrekking op de periode 2009-2012. Het onderzoek zal ongeveer over 3 weken afgerond worden. Alvorens de woordvoerder van DE.
De fraude heeft te maken met kortingen die niet afgeboekt zijn en oninbare vorderingen. Er worden volgens het concern strenge maatregelen genomen om de interne controle in Brazilie op orde te krijgen.
Ok zullen er voorzieningen op voorraden en belastingen worden getroffen. Het eigen vermogen van het welbekende koffieconcern zal dit jaar met zo’n 85 tot 95 miljoen afnemen. Hiervan is minder dan 50 procent door de fraude veroorzaakt.
Het bedrijf DE Master Blenders 1753 splitste zich recent van het moederbedrijf Sara Lee af en maakte haar rentree op de Amsterdamse beurs in juni.