Drop us a line...

Verstuur bericht

boekhouding

Administratie bij houden

Voor bedrijven is het noodzakelijk om een administratie bij te houden. Een goede administratie staat aan de basis van de BTW-aangifte bij de belastingdienst. Een administratie kan worden bijgehouden door een boekhouder of een administratief medewerker.  Er zijn bepaalde regels met betrekking tot het bijhouden en bewaren van de administratie. Hierbij moeten ook facturen aan wettelijke eisen voldoen.

Wie is er allemaal verplicht om een btw-administratie bij te houden?

Ondernemers zijn verplicht voor de btw een administratie bij te houden, welke door de belastingdienst gecontroleerd moet kunnen worden in een duidelijke boekhouding. De administratie is nodig voor een correcte btw-aangifte, het aangeven van intracommunautaire prestaties en voor het correct voeren van een bedrijf.

Het maken van een factuur

Het is voor ondernemers nodig om een degelijke btw-administratie bij te houden. Daar hoort ook een juiste facturenadministratie bij. Een factuur moet aan de volgende voorwarden voldoen:

-Een factuur wordt gemaakt voor alle goederen en diensten die een bedrijf levert aan andere ondernemers. Wanneer afnemers geen ondernemers zijn, is het niet altijd verplicht om te factureren.

-Een factuur wordt gestuurd wanneer u een vooruitbetaling van goederen en diensten heeft gekregen. Het is niet noodzakelijk om een factuur te sturen bij intracommunautaire leveringen van goederen .

-Een factuur moet een aantal verplichte gegevens bevatten. Deze vindt u op :Verplichte gegevens op uw factuur

-De factuur moet uiterlijk op de 15e dag van de maand die volgt op de maand waarin geleverd is verstuurd worden.

Ondernemers besteden veel tijd aan administratie

Uit onderzoek blijkt dat ondernemers gemiddeld 16 uur per week aan de administratie besteden. Dit is een enorme last voor de ondernemers. Ondernemers werken gemiddeld 11 uur per dag, hiervan gaat bijna 25% op aan de administratie. Dit is zonde, omdat hierdoor niet gewerkt kan worden aan de hoofdactiviteiten van de onderneming. 

Dat ondernemers zoveel tijd besteden aan de administratie komt vooral doordat er veel papierwerk dubbel ingevuld dient te worden. Terwijl dit veel eenvoudiger kan, wat weer een tijdbesparing oplevert. Ook is nog niet alles digitaal, waardoor de ondernemer verplicht is dit op een andere manier naar de desbetreffende instantie over te brengen. Dit kan allemaal veel sneller en veel kosten besparen. Voor veel ondernemers is het ook lastig om de administratie te doen, vaak missen zij net dat beetje kennis wat alles sneller laat verlopen.

Veel bedrijven kiezen ervoor om een groot deel van de administratie uit te besteden, maar zij komen dan alsnog aan de 3 uur per dag. Het uitbesteden van de administratie kost ook veel geld voor de bedrijven, sommige bedrijven geven tussen de 5 en 10% van hun omzet uit aan externe bedrijven. De administratie moet meer digitaal worden en gemakkelijker.

Eenvoudig een boekhouder vinden

Er zijn een groot aantal boekhouders actief in Nederland. Als startende onderneming is het moeilijk te bepalen wie een geschikte boekhouder voor uw bedrijf zou zijn. Het platform 4boekhouders.nl ondersteunt onderneming bij het vinden van een geschikte boekhouder.

Een belangrijke reden voor veel kleine ondernemingen om de boekhouding uit te besteden is de zekerheid dat alle belastingvoordelen die de overheid biedt, volledig benut worden. Als zelfstandige en/of kleine MKB’er zijn er diverse voordeelregelingen die benut kunnen worden. Echter, wordt de boekhouding niet uitbesteed, dan bent u uiteraard zelf geheel verantwoordelijk voor het benutten van die voordeelregelingen. De Belastingdienst zal u namelijk geen positieve correctie sturen, omdat u vergeten bent dat u aanspraak maakt op een voordeelregeling.

Door de voordeelregelingen te benutten, verdient in principe iedere boekhouder zichzelf al terug voor uw onderneming. Dat betekent niet dat iedere boekhouder dezelfde kwaliteit biedt. Om die zoektocht naar een geschikte boekhouder eenvoudiger te maken, is het platform 4boekhouders opgericht, waarmee startende ondernemingen eenvoudig boekhouders vergelijken op basis van prijs, ervaring en locatie.

Als onderneming of zelfstandige beschrijft u eenmalig uw organisatie en uw wensen. Vervolgens sturen vier boekhouders in uw gebied u een gratis offerte toe die aansluit bij uw wensen. Op basis van deze offertes kunt u snel een kennismakingsgesprek plannen met de boekhouder die het beste bij uw onderneming past.

Partner niet altijd op de hoogte boekhouding

Bij de meeste huishoudens doet maar 1 partner de boekhouding. De ander heeft hier vaak weinig verstand van. Maar liefst 65 procent van gevallen is er 1 persoon die de boekhouding doet. Dit is onverstandig vindt Budgetinstituut Nibud. 

Als er iets gebeurd met de andere partner, kan degene die er geen verstand van heeft tegen moeilijke punten aanlopen. Nibud is van mening dat beide partners op de hoogte moeten zijn van de financiën van het huishouden. Een gezamenlijke rekening is een punt wat hier goed bij helpt. Volgens ABN Amro heeft bijna 60 procent van de huishoudens een gezamenlijke rekening. Het verschilt per huishouden hoeveel geld hierop gestort wordt.

Het is verstandig om beide op de hoogte te zijn van de financiële situatie. Als de andere partner iets overkomt moeten de rekeningen nog wel betaald blijven worden en moet je weten hoe dit allemaal werkt. Uit onderzoek blijkt dat als er een gezamenlijke rekening wordt geopend er zuiniger met geld wordt omgegaan. Het is ook belangrijk om goede afspraken te maken over de boekhouding en wat er uitgegeven mag/kan worden.

Overheidstekort onder de 3 procent

Het overheidstekort is dit jaar weer berekend door het CBS. Het blijkt dat het overheidstekort lager is dan voorgaande jaren en Nederland weer onder de Europese norm zit van 3%. Dat terwijl Nederland uitstel heeft gekregen om in 2014 onder deze norm te zitten. Het uitstellen was dus waarschijnlijk niet nodig geweest.

Rutte zegt dat het lagere overheidstekort geen meevaller is voor het kabinet. Rutte zegt ook dat de berekening van het CBS boekhoudkundig is maar de rekening van SNS Reaal iets anders laat zien. Het CBS heeft bij de berekening de uitgave van het kabinet om SNS Reaal te redden meegenomen als een investering en niet als kosten. Dit is als een investering opgenomen omdat het extra waarde is en er ook rendement op gaat komen. Hierdoor is het overheidstekort onder de grens van 3% gekomen.

Maar dit betekent niet dat er niet meer bezuinigd hoeft te worden. De verwachting is dat er 6 miljard bezuinigd moet worden om volgend jaar het overheidstekort weer onder de 3% te krijgen. Het is ook nog de vraag of Eurostat het eens is met de berekening van het CBS.

Inzage administratie Staatsloterij

De rechter heeft besloten dat Stichting Loterijverlies beslag mag leggen op de administratie van de Staatsloterij. De stichting vertegenwoordigt 40.000 mensen die hun geld terug willen van loten die ze gekocht hebben. Dit omdat ze vinden dat ze misleid zijn door de Staatsloterij.

De Staatsloterij heeft namelijk niet in hun reclames bekend gemaakt dat de prijzen ook op loten die nog niet verkocht waren konden vallen. De periode wanneer de Staatsloterij haar klanten heeft misleidt was tussen 2000 en 2009. De klanten die vinden dat ze misleid zijn willen inzage in de administratie van de Staatsloterij om te kunnen zien wanneer ze meegespeeld hebben.

De reden dat Loterijverlies beslag wil leggen op de administratie is omdat de Staatsloterij nu niet meer de gegevens kan verwijderen.Veel klanten mochten niet meer achteraf inzien wanneer zij precies loten hadden gekocht, alleen als ze met hun legitimatie naar het kantoor gingen was er soms de mogelijkheid om de gegevens in te zien.

De komende dagen gaat de Stichting Loterijverlies de administratie van de Staatsloterij kopiëren. Maar als ze deze kopieën willen inzien dan moeten ze hier eerst weer toestemming voor aanvragen bij de rechter. De stichting gaat deze gegevens dan analyseren en hierna hopen zij dit te kunnen bespreken met de Staatsloterij.

Ontbreken van goede boekhouding strafbaar?

Eind januari werd de motie over het strafbaar stellen van een fatsoenlijke administratie in een faillisement in de Tweede Kamer aangenomen. De motie werd aangenomen van Lilian Helder (PVV) en Sharon Gesthuizen (SP), welke vorige week al werd gesteund door Foort van Oosten (VVD) en Jeroen Recourt (PvdA).

Dit werd medegedeeld door de Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie (KNB). De motie stelt dat een onvolledige of onjuiste administratie bij een faillisement een indicatie van onverantwoord ondernemerschap en soms ook van fraude is. Hiermee ging de Kamer akkoord, waarna het opzettelijk ontbreken van een goede boekhouding door minister Ivo Opstelten van Veiligheid en Justitie strafbaar gesteld zal moeten worden. Hiermee wil men het frauderen met bv’s tegen gaan.

De afgelopen maanden is de aanpak om faillissementsfraude tegen te gaan regelmatig een onderwerp van discussie in de Tweede Kamer geweest. Er werd bijvoorbeeld veel over het computersysteem RADAR gesproken. Minister Opstelten schreef eind januari nog een brief aan de Tweede Kamer, waarin stond dat er in 2012 872 tussentijdse risicomeldingen werden gegenereerd, uiteindelijk leidden deze tot 16 risicomeldingen. Er werd door de minister een stijgende lijn in het aantal risicomeldingen geconstateerd, waarbij men er ook van uit gaat dat er dit jaar meer risicomeldingen verstrekt zullen worden. Eerder kondigde de minister ook al aan dat er een centraal aandeelhoudersregister opgezet zal worden. Hieruit zal duidelijk worden welke aandeelhouders bij een bv betrokken zijn en ook bij niet- beursgenoteerd nv’s.

Veiligheid in online boekhouden

Zoals in eerdere artikels al is aangegeven neemt het aantal applicaties voor de online boekhouding toe. De manier van ‘gratis boekhouden’ brengt risico’s op het internet met zich mee waardoor er enige twijfel ontstaat of dit wel verantwoord boekhouden is.

Hierbij gaat het om volledige geautomatiseerde systemen waarbij de gegevens online verwerkt worden door boekhoudkantoren en accountants.
Omdat de communicatie tussen de accountant en de ondernemer via internet is, is het belangrijk ervoor te waarborgen dat de gegevens veilig worden overgedragen.
Toch zijn er veel bedrijven die zich niet verdiepen in de veiligheid, dit is belangrijk omdat het om vertrouwde gegevens gaat.

Inzicht
Wanneer men zichzelf verdiept in de boekhouding en zorgt voor de nodige kennis en ervaring op boekhoudkundig gebied weet men welke gegevens er gedeeld worden en hoe belangrijk deze gegevens zijn.
Hierdoor is men meer bewust van de betreffende informatie dat word overgedragen.

Cursus
Er worden verschillende cursussen aangeboden om op boekhoudkundig gebied ervaring en kennis op te doen. Zo is het een goede manier een combinatie van de opleiding Basiskennis Calculatie en Basiskennis Boekhoudente volgen om zo een prima basis te vormen en inzicht te krijgen in je financiele situatie.

 

Hoe zet je een boekhouding op?

Voor de gemiddelde ondernemer is de boekhouding een van de minst leuke onderdelen van het voeren van een eigen zaak. Maar, niemand kan eraan ontkomen, wel kun je het jezelf zo makkelijk mogelijk maken.

Iedere ondernemer wordt door de belastingdienst verplicht om een boekhouding op te zetten en bij te houden. Je houdt een boekhouding niet alleen voor de belastingdienst bij, zelf heb je er ook voordelen mee. Een goed opgezette boekhouding geeft jezelf, de bank, eventuele zakenpartners en andere belanghebbenden inzicht in hoe het bedrijf er op financieel gebied voor staat. De informatie uit je boekhouding kun je ook gebruiken om voorspellingen te doen om aan de hand daarvan begrotingen te maken.

Wanneer start je met boekhouden?

Je moet natuurlijk eerst het een en ander uitzoeken voordat je kunt beginnen met de eerste belastingaangifte. Het systeem begint echter al wanneer je plannen maak voor je bedrijf. De kosten die je nu al maakt voor het opzetten van je zaak kun je later aftrekken, het bewaren van alle betalingsafschriften is daarom van groot belang.

Administratiesysteem

Zorg ervoor dat je gelijk begint het met opzetten van een goed systeem. Je kunt de boekhouding dan goed zelf doen of gemakkelijk overdragen aan je adviseur.

Belastingcontrole

Je kunt de boekhouding bijhouden zoals je dat zelf het makkelijkst vindt, maar uiteindelijk doe je het toch voor de belastingdienst. Zij moeten op ieder gewenst moment al jouw aangiften kunnen controleren aan de hand van de boekhouding. Er zijn daarom een aantal voorwaarden gesteld. Per tijdvak moet je bijhouden hoeveel facturen je uit hebt geschreven en moet betalen, wat je inkomsten en uitgaven zijn en hoeveel het privégebruik is van de zakelijke diensten of goederen.

Bewaartermijn

Naast bovenstaande voorwaarde eist de belastingdienst dat je de basisgegevens van je boekhouding op zijn minst tien jaar bewaart. Tot tien jaar terug moet gecontroleerd kunnen worden of de omzet en winst van je onderneming correct is vastgesteld. Doe je dit niet dan kun je bij een controle een hoge boete verwachten.

Elektronisch of op papier?

Alleen bij hele kleine ondernemingen is administratie op papier toegestaan. Bij grote ondernemingen waar veel documentatie aanwezig os moet je de administratie elektronisch bewaart hebben. Vergeet niet regelmatig een back-up te maken!

Inhoud

Welke documenten voor kunnen komen in je boekhouding zijn:

  • Software en databestanden
  • Urenlijsten en urenregistratie
  • Contracten, overeenkomsten en andere afspraken
  • Ontvangen facturen en kopieën van verzonden facturen
  • Controleberekeningen
  • Kasadministratie (kassabonnen)
  • Financiële aantekeningen (inkoop- en verkoopboek)
  • Bankafschriften
  • Agenda’s en afsprakenboeken
  • Kilometerregistratie.

Ga je zelf een bedrijf starten en heb je geen enkele kennis van boekhouden? Het kan een overweging zijn om wat basiskennis op te doen door een cursus boekhouden te volgen.

BTW-aftrek alleen mogelijk bij volledige boekhouding

Wanneer u voorbelasting wilt aftrekken over de uitgaven van uw onderneming, dan zal u bij een boekenonderzoek alle originele facturen of kopieën daarvan moeten kunnen laten zien. Hier worden geen uitzonderingen op toegepast. Zo ondervond een ondernemer die een BTW-naheffingsaanslag opgelegd kreeg nadat hij zijn facturen niet kon aantonen. De ondernemer ging hiermee zelfs naar de rechter.
De ondernemer startte op 1 januari 2005 met zijn onderneming, waarna hij in 2006 €8451 aan BTW-voorbelasintg in aftrek bracht. In 2008 was dat €1.566. Wanneer er een boekenonderzoek werd ingesteld, bleek dat de boekhouding niet in orde was. De inspecteur legde hier een BTW-naheffingsaanslag op. De inspecteur kreeg in het gerechtshof Leeuwarden gelijk, omdat de ondernemer niet in staat was om de originele facturen of kopieeen daarvan aan te tonene. Hierdoor had de ondernemer geen recht op aftrek van voorbelasting in 2006. De ondernemer was de facturen bij een verbouwing kwijtgeraakt, maar dat kon niets veranderen aan deze zaak. Omdat de ondernemer in de jaren 2007 en 2008 geen economische activiteiten verricht had, kon hij daarom in die jaren ook niet als BTW-ondernemer in aanmerking komen. De ondernemer had volgens het Hof niet aannemelijk gemaakt dat de gemaakte kosten in 2008 betrekking op ondernemingsactiviteiten hadden. De naheffing van de voorbelasting van de inspecteur was daarom ook terecht.

Voorwaarden van BTW-vooraftrek

Men moet aan een aantal voorwaarden voldoen om BTW af te kunnen trekken. Wanneer men niet aan deze voorwaarden voldoet is BTW aftrek ook niet mogelijk:
-De goederen of diensten die u gebruikt voor omzet zijn belast met BTW
-U heeft deze goederen of diensten ook daadwerkelijk ontvangen
-U heeft voor deze goederen of diensten ook een factuur met BTW ontvangen, die voldoet aan de eisen voor een BTW-factuur.