Drop us a line...

Verstuur bericht

boekhouding

Hoe boek je reiskosten in je administratie?

Je administratie bijhouden is voor de meeste zzp’ers niet echt hun hobby. Reiskosten zorgen vaak voor extra hoofdbrekens. Hoe boek je die reiskosten precies in in je administratie?Voor je administratie geldt: hoe eenvoudiger, hoe beter. Zeker als het gaat om je reiskosten. Mocht je er niet aan uitkomen na deze tips kunt u hulp vragen aan een boekhouder in Etten-Leur.

Reiskosten aftrekken van je winst

Zakelijke reiskosten vallen onder bedrijfskosten en mag je dus aftrekken van je winst. Reis je met de auto, dan bereken je € 0,19 per kilometer, tenzij je een auto op de zaak hebt. 

Reis je met het openbaar vervoer, dan trek je eerst de BTW af (dat is 6%) en de overige kosten boek je als bedrijfskosten in een aparte post ‘zakelijke reiskosten’.

 

Tip: Betaal je reiskosten altijd van je zakelijke rekening, bewaar bonnetjes en hou een agenda bij, zodat je voor de Belastingdienst kunt aantonen dat het zakelijke reizen waren.

Ook abonnementskosten voor bijvoorbeeld een Greenwheels-huurauto en OV-fiets kun je inboeken als zakelijke reiskosten, als je die diensten zakelijk gebruikt.

Gedeclareerde reiskosten inboeken

De vergoeding voor reiskosten die je hebt doorberekend aan opdrachtgevers, telt mee als omzet. Let op: over je reiskosten bereken je dus ook BTW, als je BTW-plichtig bent! Welke vergoeding je doorberekent, is overigens aan jou en je opdrachtgever. De vergoeding mag bijvoorbeeld, als je met de auto reist, ook hoger zijn dan de standaard € 0,19 per kilometer.

De reiskostenvergoedingen boek je in je administratie in in een aparte post, bijvoorbeeld ‘vergoeding zakelijke reiskosten’. Is de reiskostenvergoeding hoger dan de werkelijk gemaakte kosten (bijvoorbeeld doordat je een vergoeding krijgt op basis van autokilometers, terwijl je in werkelijkheid met de trein reist), dan telt het verschil dus op bij je omzet.

Betaal je OV-kosten één keer per maand

De OV-chipkaart is administratief lastig, omdat je die steeds met een vast bedrag oplaadt (bijvoorbeeld € 20 of € 50) terwijl je daaruit niet kunt opmaken voor welke reizen of opdrachtgevers die kosten zijn gemaakt. Je kunt dat oplossen door via je account op ov-chipkaart.nl een overzicht van reizen te downloaden.

Een slimmere oplossing is om een NS-Business Card aan te vragen. Dat is een zakelijke OV-chipkaart waarmee je op rekening reist. Je hoeft er dus geen saldo op te zetten, je betaalt je ritten achteraf. Dat heeft drie voordelen.

1 Je krijgt maandelijks één overzichtelijke factuur met daarop al je ritten met het openbaar vervoer van de afgelopen maand (ook je ritten per OV-fiets, Greenwheels-huurauto, taxi, etcetera).

2 Het is meteen duidelijk wat de kosten per rit zijn en je kunt gemakkelijk aangeven of een rit ‘zakelijk’, ‘privé’ of ‘woon-werk’ is.

3 Je hoeft geen bonnetjes of kaartjes te bewaren.

 

Je kunt de NS-Business Card gratis aanvragen als je staat ingeschreven bij de Kamer van Koophandel.

 

 

Wat is een jaarrekening en is het verplicht?

Bijna iedere onderneming is het verplicht om jaarlijks een jaarrekening op te stellen. Het is een financieel overzicht van het afgelopen boekjaar. Het laat in grote lijnen zien wat je dat betreffende boekjaar op financieel gebied met je bedrijf hebt gedaan. Een jaarrekening hoort helemaal aan te sluiten op de administratie, welke weer aansluit op boekstukken, zoals facturen, afschriften en bonnen.

Onderdelen jaarrekening

De jaarrekening bestaat uit drie onderdelen:
De balans per 31 december van het boekjaar
De winst- en verliesrekening (resultatenrekening van het afgelopen boekjaar)
Een toelichting op beide. De grootte van deze toelichting is weer afhankelijk van het soort onderneming. Bij een kleiner bedrijf bestaat deze toelichting doorgaans uit een beschrijving van de wijze waarop de balans tot stand is gekomen

Voor wie?

Een jaarrekening is bedoeld voor verschillende doelgroepen:
De eigenaar: voor kleine rechtspersonen zijn de lezers de eigenaar zelf en de Belastingdienst
De financiers: sommige ondernemers moeten de jaarrekening afgeven aan de financiers, zoals de bank die de hypotheek voor het bedrijfspand heeft verschaft
Kamer van Koophandel (KvK): ondernemers die een bv hebben, zijn het verplicht om hun jaarrekening bij de KvK te deponeren

Doelen jaarrekening

Voor de meeste ondernemers heeft een jaarrekening twee of drie doelen. Zo kunnen ze een vergelijking maken met andere bedrijven, financiële verantwoording afleggen aan de Belastingdienst en financiële verantwoording afleggen aan externe financiers, zoals banken.
Vergelijking maken met andere bedrijven
Aangezien een jaarrekening een duidelijk overzicht geeft van je financiële situatie, kun je goed zien hoeveel winst en verlies je het afgelopen jaar hebt gemaakt. Verder kun je via een jaarrekening gemakkelijker je eigen onderneming vergelijken met die van anderen. Je kunt dan goed zien hoe andere ondernemingen hun geld hebben besteedt. Ook wordt het je dan duidelijk of je meer winst hebt behaald dan je concurrenten.

De belastingdienst

Iedere ondernemer is het verplicht om financiële verantwoording aan de Belastingdienst af te leggen. Meestal worden de gegevens uit de jaarrekening overgenomen om de winstaangifte inkomstenbelasting voor ondernemers in te dienen. Deze aangifte bestaat uit een balans en een resultatenrekening.

De bank

Als je geld hebt geleend van een externe financier, zoals de bank, dan moet je hier elk jaar financiële verantwoording aan afleggen. De bank wil namelijk een soort van garantie zien en vraagt ieder jaar om de jaarrekening. Zo kan er worden bekeken hoe vermogend je bent. Ook kan de bank dan meer zekerheid eisen als het slechter gaat met je bedrijf. Als het goed gaat met je bedrijf, kan de bank dan juist besluiten om een hogere lening te verschaffen.

Kosten jaarrekening opstellen

Sommige ondernemers stellen zelf een jaarrekening op, maar de meesten laten dit doen door de belastingadviseur of de boekhouder zoals Elce Administraties. Bij grotere bedrijven is het zelfs verplicht dat een accountant de jaarrekening goedkeurt. De kosten van het laten opstellen van een jaarrekening zijn weer afhankelijk van de grootte van je onderneming en de manier waarop je de gegevens levert. Als je je administratie goed bijhoudt in een Excel-bestand, dan heeft je boekhouder een duidelijk overzicht van alle kosten die je het afgelopen jaar hebt gemaakt.

Als klein bedrijf je salarisadministratie uitbesteden

Het komt vaak voor dat als je een klein bedrijf bent, je ervoor kiest om de salarisadministratie uit te besteden. Dit is een goed idee, want dan kun jij als kleine ondernemer je focussen op de corebusiness en hoef je niet te denken aan andere dingen zoals bijvoorbeeld het bijhouden van de administratie voor het salaris van je personeel. Als je zelf aardig wat tijd over hebt dan is het ook
mogelijk om de administratie deels uit te besteden. Dan kun je zelf een aantal taken op je nemen en op deze manier kun je weer wat geld besparen.

Grote bedrijven en hun salarisadministratie

Bij grote bedrijven is het meestal het geval dat ze zelf mensen in dienst hebben om de salarisadministratie in goede banen te leiden. Als je de eigenaar bent van een groot bedrijf en momenteel niet tevreden bent met de uitvoering van de administratie, dan kan het wellicht een optie zijn om contact op te nemen met Het Salaris Kantoor. Je kunt de volledige loonadministratie bij hun uitbesteden en in veel gevallen kan dit tegen tarieven waardoor je goedkoper uit bent dan wanneer je een complete administratie afdeling hebt bij je grote bedrijf. Overweeg het dus om over te gaan naar een bedrijf dat gespecialiseerd is in het bijhouden van de salarisadministratie.

Waarom is het belangrijk dat dit goed geregeld is?

Het spreekt voor zich dat het belangrijk is om de salarisadministratie van je bedrijf goed voor elkaar te hebben. Je personeel wil hun loon graag op tijd ontvangen en je wil geen gezeur met de administratie hebben. Door te kiezen voor een bedrijf dat gespecialiseerd is in de salarisadministratie zorg je ervoor dat je zelf op dit gebied nergens naar om hoeft te kijken. Bij sommige bedrijven is er sprake van een eenvoudige loonadministratie omdat het personeel met dezelfde functie veelal hetzelfde loon ontvangen. Meestal is dit niet het geval en komt er dus best wel wat kijken bij het onderhouden van de salarisadministratie. Kies ervoor om dit uit te besteden bij een professional
zodat je zelf als ondernemer je geen zorgen hoeft te maken over de administratieve rompslomp die
komt kijken bij het onderhouden van de loonadministratie.

Bron: https://hetsalariskantoor.nl/

Het inschakelen van een account voor stichtingen

Accountants zijn er niet alleen voor de zakelijke boekhouding. Zij zetten hun kennis namelijk ook veel breder in. Zo staan accountants ook stichtingen zoals Stolwijkacc.nl bij door de financiële administratie in de gaten te houden en het bestuur te adviseren over financiële zaken. De accountant kan niet op de stoel van de penningmeester gaan zitten, maar hij zet zich wel in voor de financiële ontwikkelingen en planning op de lange termijn. In dit blog leest u meer over de manier waarop uw stichting vooruit geholpen kan worden door een accountant.

Wat kan een accountant voor uw stichting betekenen?

Stichtingen zijn vaak afhankelijk van donaties, contributies van leden en subsidies van overheden. Het bestuur van een stichting draagt de verantwoordelijkheid dat dit geld op de juiste wijze wordt ontvangen en besteed en dat de documentatie hieromtrent ook in orde is. Om deze reden is het dan ook niet vreemd dat de benodigde kennis en ervaring niet altijd aanwezig is binnen het bestuur of bij vrijwilligers. De wet- en regelgeving kan daarnaast gecompliceerd zijn, met de verschillende vrijstellingen en bijzondere statussen waar uw stichting voor in aanmerking kan komen. Ook kan een accountant ingeschakeld worden om uw stichting te ondersteunen bij de financiering van projecten, door een planning te maken of adviezen te geven.

Transparantie en verantwoording

Van stichtingen wordt ten alle tijden openheid van zaken verwacht. Niet alleen voor de belastingdienst en andere controlerende organen, maar voor iedereen. Zo zijn ANBI’s (Algemeen Nut Beogende Instelling), en daar vallen stichtingen onder, sinds 2014 verplicht om hun financiële verslaglegging, een beleidsplan en de bestuurssamenstelling online beschikbaar te stellen. Het is dan ook van groot belang dat alle inkomsten en uitkomsten gedocumenteerd en verantwoord kunnen worden. Een accountant kan uw stichting hierbij adviseren en controleren of de administratie volgens de wetgeving kloppend is.

Efficiënte en effectieve werkwijze

Door uw stichting te voorzien van advies en houvast kan een accountant de financiële administratie binnen de stichting efficiënter en effectiever laten verlopen. Door het bestuur en vrijwilligers goed te informeren over bijvoorbeeld de documentatie bij in- en uitgaven kan een onnodige kostenpost voorkomen worden. Zo zal een accountant minder tijd nodig hebben om de jaarrekening in orde te maken, wanneer deze compleet wordt aangeleverd. Daarnaast komt er meer tijd vrij voor vrijwilligers en bestuursleden die anders bezig zouden zijn met het aanvullen en achterhalen van ontbrekende gegevens.

Hoe schakelt u de hulp van een accountant in?

Heeft uw stichting ondersteuning nodig bij de administratie van de financiën? Heeft u het idee dat er momenteel veel onnodig werk gedaan wordt om de jaarrekening in orde te maken? Dan doet u er mogelijk goed aan om de hulp van een accountantskantoor in te schakelen die u hierbij van dienst kan zijn. U kunt samen met een accountant bespreken welke aanpak het beste is voor uw stichting, zodat u altijd in controle zal blijven.

Waar je op moet letten bij het verkrijgen van zakelijk krediet

Als ondernemer is het soms nodig om je zaak een boost te geven. Investeren in het vernieuwen van je boekenwinkel, bloemenzaak, speciaal bierwinkel of fietsenzaak is daarom nodig. Een zakelijke lening aangaan kan dan uitkomst bieden. Maar waar moet je op letten?

Zorg dat je goede uitleg krijgt

Het aanvragen van een lening is niet niks. Je wil alles tot in de puntjes geregeld hebben en er zeker van zijn dat alles duidelijk is. Om goede uitleg te krijgen zorg je ervoor dat je je al ingelezen hebt in het proces, zodat je de juiste vragen kunt stellen. Wees dus goed voorbereid, schrijf je vragen op en vink ze af als ze beantwoord zijn. Het is het makkelijkst om een Word-document bij de hand te houden waarin je de antwoorden kan noteren. Zo dwing je jezelf om de gegeven antwoorden samen te vatten, waardoor er haast geen misverstand kan ontstaan. Het is een fijn idee om voor de kredietverstrekking het gesprek aan te gaan met en adviseur. Bij PIN Voorschot is het geen probleem om de intake op locatie te verzorgen. Dit betekent dat je al je vragen aan een real life vertegenwoordiger kunt stellen.

Bekijk welke partij bij je past

Je wil je zaak draaiende houden terwijl je de investering regelt. Het inlezen kost echter meer tijd dan je geanticipeerd had en je wil ervoor zorgen dat dit in de toekomst niet weer gebeurt. Het liefst investeer je dus zo min mogelijk tijd in de verstrekking, de afwikkeling en de aflossing van het zakelijk krediet. De aanvraag en het hele proces moet snel en efficiënt verlopen. Hierbij biedt PIN Voorschot uitkomst. Binnen twee dagen weet je al de uitslag van je aanvraag, waarna je het bedrag na twee dagen ontvangt. De zakelijke lening kan dus binnen vier dagen een feit zijn.

Los op tijd af

Bij het afsluiten van een zakelijke lening hoort ook het aflossen in termijnen. Als je een zaak draaiende houdt, betekent dit automatisch dat je allerlei klusjes en taken op een rijtje moet hebben en moet uitvoeren. Dankzij het automatische aflossingssysteem van PIN Voorschot kun je het kopje ‘rekening checken, aflossen lening’ van je lijst afstrepen. Je hoeft niet eens na te denken over het maandelijks af te lossen bedrag. Via het pinsysteem wordt er automatisch bepaald hoeveel je kunt aflossen. Mocht je een maand minder bloemen verkopen of banden plakken, dan is dat geen probleem. Bij een lagere omzet dan verwacht, los je ook minder af.

De discipline credit management

Credit management is niet zomaar een onderdeel die je erbij doet. Zeker niet als je wilt dat het goed gebeurt. Credit management is veel groter en belangrijker dan dat de meeste ondernemingen denken. De meeste ondernemers weten dat het een onderdeel is van de financiële administratie.

Credit management is het proces van het snel en zo volledig mogelijk innen van de openstaande financiële kosten van je debiteuren. Credit management houdt niet alleen rekening met het innen van geld maar ook met andere onderdelen van de organisatie om alles zo soepel mogelijk te laten verlopen.  Naast het innen van geld heeft credit management nog meer taken, deze taken zijn:

  • Kredietrisico’ beoordelen van huidige/potentiële klanten,
  • Het laten uitbetalen van openstaande vorderingen,
  • Werkkapitaal van de organisatie optimaliseren

Dit is hoe het takenpakket er van een creditmanager er uit kan zien. Het is aan deze mensen om ervoor te zorgen dat de bovenstaande onderdeel zo goed mogelijk en zo snel mogelijk worden uitgevoerd. Dat alles om ervoor te zorgen dat het financieel gezien goed blijft gaan met de organisatie.

De mensen die werkzaam zijn in dit onderdeel van de financiële administratie zijn hier over het algemeen in opgeleid. Zo kan je een Credit management opleiding volgen of trainingen hierin volgens. Deze opleidingen en trainingen bereiden je voor op wat je in het bedrijfsleven tegen kan komen als het beroep uitoefent. Het verschil tussen de opleiding en trainingen ziet hem vooral in het stuk praktijkervaring opdoen, zo heb je bij de trainingen meer focus op het praktijk gedeelte en zal je vraagstukken uit het bedrijfsleven behandelen en bij de opleiding duik je meer de schoolboeken weer in.

Het is echter aan de persoon zelf wat je prettig vind. Ben je al een ervaren werknemer op het gebied van de financiële administratie dan kan een training meer dan genoeg voor jou betekenen. Of sta je aan het begin van je loopbaan carrière dan zou een opleiding tot credit management meer iets voor jou zijn. Het is maar net hoeveel ervaring je op het gebied al hebt en wat het prettigste voor jou werkt.

Boekhouding voor een zzp’er

Veel mensen vergissen zich erin als het aankomt op administratie. Zo ook vergissen zzp’ers zich hierin want ook zij moeten natuurlijk hun administratie goed bijhouden. Administratie is kortom alle gegevens van een onderneming die op papier of digitaal worden vastgelegd. Het is dus heel erg belangrijk dat dit goed bijgehouden wordt. Boekhouding voor zzp’ers is bijna hetzelfde als voor andere bedrijven alleen dan in andere mate. Mocht administratie je dus niet liggen dan kun je het beste ervoor kiezen om dit uit te besteden. Als je je administratie namelijk niet op de juiste manier doet of laat doen dan kan dit zorgen voor een verkeerd beeld van wat er in je onderneming gebeurt en ook dit kan beslissingen beïnvloeden.

Eisen aan je administratie

Natuurlijk zitten er ook eisen verbonden aan je administratie, zo ook aan die van een zzp’er. De belastingdienst wil de aangiften zo compleet mogelijk ingevuld hebben en wil deze ook het liefst zo snel mogelijk kunnen controleren. Wanneer je administratie niet binnen een bepaald termijn gecontroleerd kan worden kan dit ook vervelende gevolgen hebben. Met als gevolg dat de belastingdienst dan ook de mogelijkheid heeft om de omzet en winst van je onderneming vast te stellen en daarover de verschuldigde belasting te berekenen. Dit kun je dus gemakkelijk voorkomen door alles op tijd te doen. Een ander nadeel dat een onvolledige of onjuiste administratie met zich meebrengt is dat je op dat moment geen aanspraak meer maakt op voordelige regelingen zoals een kleine ondernemingsregeling. Om hiervoor in aanmerking te komen moet je administratie aan de juiste eisen voldoen.

Hoe lang moet je je administratie bewaren?

Het is vastgelegd dat iedere ondernemer zijn/ haar administratie verplicht 7 jaar moet bewaren. Dit wordt ook wel de fiscale bewaarplicht genoemd. Ook wanneer je je administratie digitaal bijhoudt moet je het 7 jaar bewaren. Het is zelfs zo dat de gegevens van onroerende zaken zelfs voor 10 jaar bewaard moeten worden. Met de belastingdienst kun je ook afspraken maken over het feit of je de gegevens elektronisch of op papier bewaard en ook het detailniveau. Het detailniveau houd in of je bijvoorbeeld met dagstaten of telstroken van je kassa werkt. Soms is het bijvoorbeeld zo dat het is toegestaan dat je de bestanden en de andere gegevens op een andere vorm bewaart. Dit wordt door de belastingdienst ook wel conversie genoemd. Echter zitten hier wel enkele voorwaarden aan verbonden.

Gratis boekhoudsoftware een droom?

Als ZZP’er of beginnend ondernemer kun je wel leukere dingen bedenken om in te investeren dan een boekhoudprogramma. Maar het is iets waar je niet zonder kunt als je een onderneming financieel gezond wilt houden en een fikse boete bij de Belastingdienst wilt voorkomen. Dus wordt er online veel gezocht naar ‘gratis boekhoudprogramma’. Dit zijn een aantal mogelijkheden die je gratis kunt gebruiken:

  • Spreadsheets zoals Excel of Google Spreadsheet: als je goed de weg weet met deze programma’s kun je zelf geheel inrichten hoe je wilt dat het werkt en er uitziet. Het kost wel aardig wat tijd om het op te zetten, tenzij je een gratis template downloadt, wat uiteraard minder aangepast is aan jouw wensen en benodigdheden. Google spreadsheets zijn wel gemakkelijk online opgeslagen zodat je overal met een internetverbinding updates kunt maken.
  • Gratis boekhoudprogramma’s om te downloaden zijn bijvoorbeeld Manager.io of GnuCash. De desktopversies zijn geheel gratis en hebben een support forum voor vragen. Voor een kleine zaak of particulieren is het gemakkelijk te gebruiken. Zorg wel dat je vaak back-ups maakt!
  • Online software zoals Rompslomp, en iMuis Online, die slechts enkele functies gratis aanbieden. Om alle functies te kunnen gebruiken is een maandelijks abonnement nodig. Hoe meer functies je wilt gebruiken, hoe duurder het pakket wordt.
    Anderen zoals MoneyMonk en Visma eAccounting kun je gratis proberen voor 30 dagen. e-Boekhouden.nl geven startende ondernemers een gratis periode van 15 maanden. Dit is erg handig als er in het begin nog niet voldoende inkomsten zijn om te investeren in een boekhoudprogramma. Maar uiteindelijk is het dus toch niet gratis.
  • Geheel gratis boekhoudpakketten zoals BusinessCompleet.nl bieden gratis software, ruimte in de Cloud, en support aan. Toch moeten zij ergens geld verdienen, wat onder andere wordt gedaan door je gegevens te verkopen.

Voor een freelancer met een klein budget of als particulier zijn er wel gratis mogelijkheden te vinden. Maar als je de boekhouding van een goede zaak bij wilt houden en ook je belastingaangifte meteen wilt doen, is het beter om te betalen voor een programma met ondersteuning en back-ups. Heb je als starter nog geen geld om in de boekhouding te investeren, neem dan een gratis proefpakket waar je later voor betaald.

Meer informatie, verdere interessante bronnen:

Startpunt online boekhouden, handig de beste boekhoudprogramma’s vergelijken
Gratis versus betaald boekhoudprogramma software overzicht
Wat je ook doet, verdiep je eerst in deze materie, experimenteer wat met verschillende systemen, kijk wat je zelf meest fijn vindt.

Boekhoudprogramma’s vergelijken; zo kies je het juiste programma!

Als startende ondernemer zijn er een heleboel zaken waar je aan moet denken. Er moet een ondernemingsplan worden gemaakt, je moet worden ingeschreven bij de KvK en er moeten verzekeringen worden afgesloten. Ook moet er een boekhoudprogramma worden uitgezocht, het is namelijk erg belangrijk om je boekhouding goed bij te houden. Dit creëert overzicht en helpt je om je facturen op tijd te versturen. Maar waarom is boekhouden nog meer zo belangrijk? En hoe kies je het beste boekhoudprogramma? Dat lees je hier!

Boekhoudprogramma

Een boekhoudprogramma kan veel overzicht bieden. Maar daarnaast biedt het nog meer voordelen. Zo zorg je ervoor dat je op tijd betaald krijgt, je makkelijker belastingaangifte kunt doen en voldoet aan de wettelijke verplichting. Bovendien krijg je inzicht in je prestaties. Welke onderdelen zijn heel winstgevend en welke wat minder? En zijn er bepaalde periodes waarin je moet sparen voor andere periodes? Het zou zomaar kunnen dat de omzet in de zomer wat daalt, en dat is fijn om te weten. Dan kun je namelijk in de winter wat geld opzij zetten. In een boekhoudprogramma kun je al je administratie bijhouden. Je kunt factureren, uren en ritten registreren, en rapportages maken. Maar welk boekhoudprogramma past nou het beste bij jou? Hiervoor is het belangrijk om boekhoudprogramma’s te vergelijken. Vooral voor kleine ondernemingen is het van belang om een boekhoudprogramma te kiezen wat perfect aansluit bij het gebruik. Deze kleinere ondernemingen zijn namelijk al druk genoeg met hun onderneming.

Offline of online boekhouden

Het eerste onderscheid wat kan worden gemaakt tussen verschillende boekhoudprogramma’s is het onderscheid tussen online en offline. Een offline boekhoudprogramma kan worden geïnstalleerd op je computer waarna je het altijd kunt gebruiken. Voor een online boekhoudprogramma heb je een internetverbinding nodig, maar dan kun je er wel altijd en overal bij. Dit zijn gelijk de belangrijkste voordelen van beide programma’s. Een ander voordeel van online boekhouden is dat bij deze vorm van boekhouden vaak een helpdesk zit. Deze kun je altijd bereiken wanneer je vragen hebt. Bovendien kan een online boekhoudprogramma worden gekoppeld aan je bankrekening, de belastingdienst of je webshop. Zo wordt het versturen van facturen nog makkelijker!

Welke functionaliteiten heb je nodig?

Ook is het verstandig om na te denken over de functionaliteiten die je nodig hebt voor het boekhouden. Als startende ondernemer heb je misschien al genoeg aan een aantal functionaliteiten. Dan zou het zonde zijn als je betaalt voor meer dan dat je gebruikt. Voor een paar facturen en een aantal debiteuren en crediteuren heb je namelijk niet het meest uitgebreide pakket nodig.

De beste tips om je cashflow te verbeteren

De cashflow van een bedrijf omvat de geldstromen van een naar de onderneming en is essentieel om succes te bereiken. Geld is dan wel niet alles, het is wel belangrijk! Veertig procent van alle MKB’ers zijn niet in staat om hun eigen rekeningen te betalen door wanbetalingen van klanten. De cashflow verbeteren van je onderneming is de beste manier om succes op de lange termijn te garanderen en zeker te zijn dat je altijd krijgt waarvoor je werkt.

1. Factureer snel om snel geld te krijgen

Het is aangeraden om het sturen van je facturen niet uit te stellen. Hoe sneller jij je facturen verstuurt hoe groter de kans dat je je geld zal zien. Zorg ervoor dat je facturen overzichtelijk zijn en aan alle vereisten voldoen. Onduidelijkheden of fouten zorgen immers voor vertraging!

2. Stuur facturen op het juiste moment

Factureer altijd op het beste moment. Doorgaans zijn er vertragingen op het betalen van facturen in de vakantiemaanden en mei omdat werknemers tijdens die periode hun vakantiegeld uitbetaald krijgen. Op het einde van het jaar worden facturen ook vaak te laat betaald aangezien de meeste bedrijven in die periode de jaarbalans opmaken. Hierdoor besteden ze minder aandacht aan facturen.

Je moet je facturen voor de vijftiende van de maand versturen naar klanten, die deze nodig heeft om BTW te kunnen berekenen als voorbelasting. Als je te maken krijgt met achterstallige betalingen dan in je deze het best in december en mei aangezien dan het vakantiegeld uitbetaald wordt en werknemers hun eindejaarsuitkering ontvangen.

3. Een betalingsherinnering sturen

Als je factuur niet op tijd werd betaald door een klant dan onderneem je best zo snel mogelijk actie. Je kan hulp inschakelen of een herinnering sturen, best meteen na de vervaldatum van de factuur. Vermeld hierbij best niet dat het gaat om een éérste herinnering: dat vergroot immers de kans dat de klant op zich laat wachten voor hij betaalt!

4. De kredietwaardigheid controleren

Als je op voorhand zeker wil zijn dat je facturen betaald zullen worden (en welke onderneming wil dat niet) dan controleer je best de kredietwaardigheid van de klant. Houd hierbij het ‘gedrag’ van die klant goed bij zodat je weet waaraan je je kan verwachten. Als die klant dan te laat betaalt dan kan dit een teken zijn van slechte liquiditeitspositie. In dit geval is hulp inschakelen geen slecht idee!