Je kantoor opruimen is misschien een dagelijkse activiteit voor je. Je legt je bureau al snel vol met allerlei documenten. Er slingeren hier en daar kantoorbenodigdheden rond die niet op de juiste plek liggen. En wanneer je dan op zoek bent naar een bepaald document of artikel, blijkt het onvindbaar. Komt dit je bekend voor? Wij geven je vijf tips om jouw kantoor opgeruimd en overzichtelijk te houden.
Tip 1: Maak gebruik van handige opbergsystemen
Met een opbergsysteem houd je belangrijke documenten bij elkaar en kun je documenten gemakkelijk terugvinden. Een bekend opbergsysteem is een ordner. Je kunt ook gebruikmaken van sorteermappen, hangmappen of opbergboxen. Naast losse documenten zwerven op kantoren ook vaak visitekaartjes rond. Een visitekaartenmap of visitekaartmolen kan in dat geval heel handig zijn. Is de map vol, dan kun je ook voor een ringband gaan waar je extra insteekhoezen aan toevoegt.
Tip 2: Voorzie ordners en mappen van een (juist) label
Veel mensen vergeten nog wel eens hun ordners of mappen van het juiste label te voorzien. Dit zorgt ervoor dat medewerkers niet direct weten in welke map documenten opgenomen moeten worden. Gevolg is ook dat documenten niet snel terug te vinden zijn. Denk dus goed na over het geven van de juiste labels aan ordners en mappen. Dit bespaart je een hoop tijd. Zodra er een nieuwe categorie documenten wordt toegevoegd, geef dit dan ook aan op het ordnerruginsteeketiket. Voeg eventueel ook een extra scheidingstrook in de ordner toe.
Tip 3: Gebruik opbergboxen of opbergdozen voor grote artikelen
Heb je veel grote artikelen op kantoor? Die wil je natuurlijk niet in het zicht hebben staan op kantoor. Deze grotere artikelen kun je in opbergboxen of opbergdozen stoppen. Deze boxen en dozen kun je prima in de kast zetten. Een extra tip: kies voor transparante opbergboxen, zodat je altijd snel kunt zien wat erin zit.
Tip 4: Archiveer verouderde documenten
Sommige ordners staan wellicht al een tijdje te verstoffen in jouw kantoorkast. Houd je ordners actueel en verplaats verouderde documenten naar het archief. De documenten zijn niet meer actueel en kunnen gearchiveerd worden. Daarvoor zijn handige archiefdozen en bundel- en opbergmechanieken beschikbaar. Zo houd je je kantoorkast actueel en kun je sneller vinden wat je zoekt.
Tip 5: Leg materialen na gebruik direct terug op de juiste plek
Misschien wel de belangrijkste tip is het direct terugleggen van gebruikte materialen, ordners of artikelen op de plek waar het hoort. Dit is vaak de reden dat medewerkers bepaalde materialen niet kunnen vinden. Jouw collega heeft een map gebruikt, maar die ligt inmiddels al een tijdje op zijn bureau. En waar is de nietmachine gebleven? Door direct de gebruikte materialen terug te leggen, blijft het kantoor overzichtelijk en opgeruimd. Zo kan iedereen op kantoor effectief zijn werk blijven doen en gaat er geen tijd verloren aan onnodig ‘zoekwerk’.